現(xiàn)代信息技術(shù)的普及和發(fā)展,掀起了社會(huì)信息化的浪潮,企業(yè)順應(yīng)信息化的要求,開始了會(huì)計(jì)電算化向會(huì)計(jì)信息化的轉(zhuǎn)變。會(huì)計(jì)信息化的實(shí)現(xiàn)將有助于增強(qiáng)企業(yè)的競爭力,有助于提高會(huì)計(jì)管理決策能力和企業(yè)管理水平。縱觀二十多年來我國會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展,雖然會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能在不斷增強(qiáng),應(yīng)用也越來越普及,尤其是大、中型企業(yè)目前已不同程度地實(shí)施了會(huì)計(jì)信息化,但從總體來看,我國會(huì)計(jì)信息化還處在發(fā)展過程中,存在著諸多亟待解決的問題。
會(huì)計(jì)信息化是企業(yè)整體信息化的一個(gè)部分,它是指在會(huì)計(jì)核算信息化的基礎(chǔ)上,利用現(xiàn)代信息技術(shù)和信息管理原理對傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行重整,徹底改變對財(cái)務(wù)信息資源的采集、加工、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用等處理方式,建立并實(shí)施集會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理和決策支持為一體的集成性、開放性、實(shí)時(shí)性、安全性的現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程,以便充分開發(fā)和利用財(cái)務(wù)信息資源,及時(shí)準(zhǔn)確地為企業(yè)內(nèi)部和外部使用者提供有用的財(cái)務(wù)信息支持。
一、ERP時(shí)代會(huì)計(jì)信息化相關(guān)問題
(一)會(huì)計(jì)軟件配置問題
在選擇ERP軟件的過程中,主要會(huì)出現(xiàn)以下幾個(gè)問題。第一,購買最先進(jìn)的軟件,忽視企業(yè)自身的實(shí)際情況和應(yīng)用需求。有些企業(yè)一味強(qiáng)調(diào)一步到位,貪大求全,最終導(dǎo)致員工素質(zhì)、基礎(chǔ)管理和軟件系統(tǒng)需求之間的“巨大鴻溝”。最先進(jìn)的軟件如果不適合企業(yè)的實(shí)際情況和應(yīng)用需求,也只能束之高閣。第二,只注重軟件的性價(jià)比,忽視軟件供應(yīng)商所提供的實(shí)施和服務(wù)。低價(jià)格也許能買到功能完全相同的軟件,但是絕對買不到高質(zhì)量的技術(shù)和服務(wù)。而軟件的正常應(yīng)用、價(jià)值挖掘很大程度上卻依賴于服務(wù)的質(zhì)量,技術(shù)和服務(wù)的弱化勢必影響ERP的應(yīng)用。第三,忽視軟件供應(yīng)商的發(fā)展?jié)摿?。ERP軟件的使用期限較長,一般至少在五年左右。ERP的應(yīng)用不同于辦公軟件的應(yīng)用,使用過程中的技術(shù)支持非常關(guān)鍵。僅僅考慮價(jià)格、軟件因素,而忽視供應(yīng)商的實(shí)力和發(fā)展?jié)摿?將會(huì)給以后能否得到及時(shí)服務(wù)和支持留下隱患。
(二)思想認(rèn)識(shí)問題
在會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施過程中,企業(yè)在購買會(huì)計(jì)軟件之后,往往容易誤認(rèn)為會(huì)計(jì)軟件供應(yīng)商有義務(wù)保質(zhì)保量完成實(shí)施工作,企業(yè)配合表現(xiàn)被動(dòng)。而會(huì)計(jì)信息化不只是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和硬軟件本身的問題,更為重要的是與企業(yè)管理的有機(jī)結(jié)合。會(huì)計(jì)信息化涉及企業(yè)的業(yè)務(wù)與管理流程、組織結(jié)構(gòu)、管理制度等一系列問題。要求企業(yè)必須根據(jù)會(huì)計(jì)信息化的要求,融合現(xiàn)代管理理論,對會(huì)計(jì)核算與管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組,并依此建立一套與之相適應(yīng)的管理制度。但實(shí)際往往并非如此,現(xiàn)實(shí)是大多數(shù)企業(yè)過分依賴供應(yīng)商,在會(huì)計(jì)信息化實(shí)施過程中所有問題都由軟件的供應(yīng)商獨(dú)立解決,這樣勢必會(huì)造成會(huì)計(jì)軟件不能完全滿足企業(yè)自身核算和管理的需求,最終使得會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)行與企業(yè)預(yù)期效果差異變大。
(三)財(cái)務(wù)控制問題
會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施使財(cái)務(wù)工作方式發(fā)生了徹底改變,原來在手工管理方式下設(shè)定的財(cái)務(wù)控制流程與方式也必須隨之發(fā)生變化。如果在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程中,沒有充分考慮企業(yè)所需要的財(cái)務(wù)控制環(huán)節(jié)和方法,或者系統(tǒng)無法支持企業(yè)所需要的財(cái)務(wù)控制環(huán)節(jié)和方法,那么在甩掉手工管理方式的同時(shí),就會(huì)遇到一系列的財(cái)務(wù)控制問題。例如:在手工環(huán)境下,出納只有權(quán)限查看與現(xiàn)金、銀行存款有關(guān)的賬簿信息;而在ERP系統(tǒng)中,賬簿查詢僅僅是一個(gè)查詢功能,輸入不同的科目作為查詢條件即可查詢到各科目的賬簿信息,如果忽略科目數(shù)據(jù)的權(quán)限控制,則出納可以查詢其他科目賬,將造成財(cái)務(wù)控制不力。
(四)財(cái)務(wù)信息問題
財(cái)務(wù)信息的正確性和安全性是企業(yè)非常關(guān)心的問題。首先,原始數(shù)據(jù)的錄入是否正確。ERP系統(tǒng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)集物流、資金流和信息流為一體,實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息“數(shù)出一門,多方使用”,既減少了數(shù)據(jù)輸入的工作量,又實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一致性。然而由于大部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接來自于銷售、采購、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)子系統(tǒng),使得財(cái)務(wù)人員無法控制原始數(shù)據(jù)的正確性,一旦原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤,就將影響所有信息使用者。其次,財(cái)務(wù)信息的存取和傳遞是否安全。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在傳輸中,隨時(shí)可能被網(wǎng)絡(luò)黑客或競爭對手非法截獲并惡意篡改。另外,對企業(yè)內(nèi)部信息使用者來講,如果使用權(quán)限劃分不當(dāng),內(nèi)部控制不嚴(yán),也容易造成信息濫用和泄密。由此可見,如何保證財(cái)務(wù)信息的正確性和安全性是會(huì)計(jì)信息化發(fā)展過程中另一個(gè)急需解決的問題。
(五)財(cái)務(wù)人員問題
企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化過程中,財(cái)務(wù)人員問題主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。第一,缺乏相關(guān)的技術(shù)人才。會(huì)計(jì)信息化對很多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員來說還是新鮮事物,大多數(shù)會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)信息化軟件不夠了解,缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ),不理解軟件的運(yùn)行機(jī)制,往往造成使用不當(dāng)或功能使用不全面。第二,會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施將改變財(cái)務(wù)人員原有的分工與權(quán)限,這可能會(huì)使部分財(cái)務(wù)人員產(chǎn)生抵觸情緒,從而影響會(huì)計(jì)軟件的正常應(yīng)用,最終阻礙會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施進(jìn)程。第三,企業(yè)不注重信息化方面人才的管理,造成已掌握ERP系統(tǒng)基本操作、運(yùn)行技巧和ERP理念的財(cái)務(wù)人員流失。
二、ERP時(shí)代解決會(huì)計(jì)信息化相關(guān)問題的對策
(一)優(yōu)化會(huì)計(jì)軟件的配置
會(huì)計(jì)信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,要根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況,進(jìn)行統(tǒng)一的整體規(guī)劃,確定信息化的階段性目標(biāo);要根據(jù)企業(yè)自身的承受能力,以及企業(yè)管理中的突出問題和主要矛盾,采取量力而行、循序漸進(jìn)的方法。在選擇ERP軟件過程中,首先,明確使用ERP系統(tǒng)期望達(dá)到的目標(biāo)、不同應(yīng)用領(lǐng)域存在哪些問題需要ERP給予解決等。其次,在對軟件功能本身進(jìn)行考量的同時(shí),充分關(guān)注軟件供應(yīng)商所能提供的技術(shù)和服務(wù),關(guān)注軟件供應(yīng)商是不是曾經(jīng)有類似應(yīng)用和類似行業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。第三,需要考慮軟件供應(yīng)商的發(fā)展?jié)摿?ERP應(yīng)用所需要的支持和服務(wù)具有持續(xù)性。軟件業(yè)的競爭同樣非常激烈和殘酷,不斷有新的軟件公司進(jìn)入市場,也不斷有舊的軟件公司退出市場,為了后續(xù)所需服務(wù)有保障,需要選擇能與企業(yè)一起成長、發(fā)展的軟件供應(yīng)商作為長期合作伙伴。
(二)提高企業(yè)負(fù)責(zé)人的思想認(rèn)識(shí)
提高企業(yè)負(fù)責(zé)人對會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí),正確處理企業(yè)和軟件供應(yīng)商雙方的關(guān)系。在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的過程中,企業(yè)與軟件供應(yīng)商要緊密配合,在要求供應(yīng)商為企業(yè)提供高質(zhì)量技術(shù)服務(wù)的同時(shí),企業(yè)必須根據(jù)會(huì)計(jì)信息化的要求,融合現(xiàn)代管理理論,對會(huì)計(jì)核算與管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組,并依此建立一套與之相適應(yīng)的管理制度,以此來積極推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施工作。企業(yè)在項(xiàng)目范圍內(nèi),要積極整理、分析自身的管理需求并將其及時(shí)提供給供應(yīng)商;供應(yīng)商基于軟件所提供的功能,將企業(yè)的需求與軟件相結(jié)合,發(fā)現(xiàn)難題時(shí),雙方共同分析,以便找出最佳解決方案。同時(shí),企業(yè)主動(dòng)參與實(shí)施過程,也是人才培養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移的過程,與供應(yīng)商的交流將會(huì)加深企業(yè)相關(guān)人員對于ERP軟件的理解,同時(shí)也將會(huì)增長軟件、信息技術(shù)領(lǐng)域的知識(shí)。
(三)多方面強(qiáng)化控制措施
為保證原始數(shù)據(jù)錄入的正確性,企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員對原始數(shù)據(jù)重要性的認(rèn)識(shí),并要求相關(guān)部門重視數(shù)據(jù)的錄入工作,盡可能減少出現(xiàn)差錯(cuò)的概率。企業(yè)可以要求在ERP系統(tǒng)中填制單據(jù)之前仍然存在紙質(zhì)單據(jù),以便在單據(jù)審核過程中加強(qiáng)紙質(zhì)單據(jù)與系統(tǒng)單據(jù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)的核對。此外,如果ERP軟件支持,則可以要求在保存單據(jù)時(shí),對于單據(jù)的一些數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行合法性檢查。例如,正常業(yè)務(wù)要求檢查單價(jià)是否為正數(shù)等。為了保證財(cái)務(wù)信息的安全性,企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行防范:第一,建立一套健全的內(nèi)部控制制度,完善的內(nèi)部控制可有效減輕由于內(nèi)部人員道德風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)資源風(fēng)險(xiǎn)和計(jì)算機(jī)病毒所造成的危害;第二,通過完善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。在技術(shù)上對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的各個(gè)層次,包括通信平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、操作系統(tǒng)平臺(tái)、應(yīng)用平臺(tái),都要采取安全防范措施,建立綜合的、多層次的安全體系。
(四)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化條件下財(cái)務(wù)控制設(shè)計(jì)
根據(jù)會(huì)計(jì)信息化的要求調(diào)整和優(yōu)化財(cái)務(wù)控制流程與方式,加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制的設(shè)計(jì)。第一,要求財(cái)務(wù)部門全面整理ERP系統(tǒng)啟用前的財(cái)務(wù)管理制度,分析手工狀態(tài)下采用哪些方式對哪些業(yè)務(wù)實(shí)施了財(cái)務(wù)控制;第二,與供應(yīng)商共同分析哪些控制能夠通過軟件實(shí)現(xiàn),哪些控制仍然需要在軟件外實(shí)現(xiàn);第三,明確通過軟件控制的環(huán)節(jié)和方式,形成控制備案文檔,并與相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人溝通、確認(rèn)。對于軟件外實(shí)現(xiàn)的財(cái)務(wù)控制,同樣需要通過明確的文檔進(jìn)行說明,理清軟件外控制與ERP系統(tǒng)之間存在哪些聯(lián)系。此外,會(huì)計(jì)信息化條件下的財(cái)務(wù)控制不應(yīng)該是一成不變的,而應(yīng)該隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化而變化。這樣才能保證ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效果。
(五)加強(qiáng)對會(huì)計(jì)信息化人才的管理
會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)。人才是會(huì)計(jì)信息化成功之本,必須把人才培養(yǎng),放在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)的首位。根據(jù)財(cái)務(wù)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn),對于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)薄弱的人員,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用的培訓(xùn)和練習(xí)。ERP系統(tǒng)必然將改變財(cái)務(wù)人員的分工與權(quán)限,對分工的變化及權(quán)限分配與財(cái)務(wù)人員及時(shí)進(jìn)行溝通,避免由于不知情所帶來的無端猜測。在加強(qiáng)人員培訓(xùn)的同時(shí),加強(qiáng)知識(shí)管理;ERP實(shí)施過程中所積累的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)等都有相關(guān)的文檔進(jìn)行記載,與軟件應(yīng)用相關(guān)的資料、文檔等由專人負(fù)責(zé)收集、管理,避免由于人員流失而造成的被動(dòng)局面。要增強(qiáng)企業(yè)全員信息化意識(shí),廣泛開展信息技術(shù)和信息能力培養(yǎng),提高企業(yè)廣大員工的素質(zhì),造就多門類、多層次、高水平的信息化專業(yè)人才隊(duì)伍,建立精干的信息化管理隊(duì)伍。
三、ERP是會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢
ERP系統(tǒng)是以企業(yè)的業(yè)務(wù)流程為中心來組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的。根據(jù)企業(yè)的物流、資金流、信息流的連續(xù)運(yùn)動(dòng)和反饋來設(shè)計(jì),突破了傳統(tǒng)按職能領(lǐng)域劃分的界限,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的主要功能都集中到ERP系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的重要組成部分,是ERP的核心,但會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不是專門作為一個(gè)系統(tǒng)開發(fā)的,而是與企業(yè)的生產(chǎn)、分銷、人事、管理等子系統(tǒng)緊密結(jié)合,系統(tǒng)之間是相互融合的。同時(shí)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)又是集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)及成本會(huì)計(jì)三者于一體,體現(xiàn)了計(jì)劃、控制和預(yù)測、決策的思想,能夠向有關(guān)的信息使用者傳遞需要的信息。
ERP通過數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)了不同模塊之間數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳遞,從而將整個(gè)系統(tǒng)集成統(tǒng)一的整體,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上各個(gè)環(huán)節(jié)信息的高度統(tǒng)一,實(shí)時(shí)反映企業(yè)的運(yùn)營狀況,為管理決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息。ERP系統(tǒng)不僅能反映貨幣計(jì)量信息,而且還能反映非貨幣信息,并強(qiáng)調(diào)信息的相關(guān)性和及時(shí)性,ERP系統(tǒng)體現(xiàn)了先進(jìn)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)和成本管理思想,能夠滿足信息使用者的多樣化信息需求,因此它是我國會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展趨勢。
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