20世紀70年代末期以來,計算機技術(shù)開始進入我國的會計領(lǐng)域。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展及應(yīng)用,傳統(tǒng)的會計工作方式也隨之產(chǎn)生重大的變革,傳統(tǒng)的控制思維已經(jīng)不適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的會計工作。對于高校財務(wù)單位,會計軟件的廣泛使用對傳統(tǒng)財務(wù)體系產(chǎn)生了一系列的沖擊。最近10年來,許多學(xué)者專家對于新形勢下的會計內(nèi)部控制制度提出了建設(shè)性的意見。筆者將把目光專注于高校財務(wù)領(lǐng)域,循著眾多前輩的方向,試著對高校財務(wù)新形勢下的內(nèi)部控制問題及對策提出一些自己的見解。
一、計算機技術(shù)對高校財務(wù)的影響
(一)顛覆傳統(tǒng)高校財務(wù)管理思維
傳統(tǒng)的高校財務(wù)部門主要管理內(nèi)容為:對工作人員的管理、工作人員相互牽制制度的應(yīng)用及對賬本等記錄資料的保存和稽查等。將計算機應(yīng)用于會計核算以后,部門管理的主要內(nèi)容變?yōu)閷θ说墓芾?對財務(wù)系統(tǒng)授權(quán)的管理,對財務(wù)數(shù)據(jù)的保存及風(fēng)險管理等。管理內(nèi)容的顛覆性變化急需部門領(lǐng)導(dǎo)者改變傳統(tǒng)的管理思維,對新的高校財務(wù)系統(tǒng)構(gòu)成有清醒的認識,并進行有效的管理。
(二)使高校財務(wù)的工作模式產(chǎn)生重大變革
傳統(tǒng)的高校財務(wù)工作為資金的收付、賬簿的記錄、數(shù)據(jù)核算、數(shù)據(jù)審核及原始憑證和賬本的保存管理,核算工作需要大量的工作人員來完成。將計算機引入財務(wù)工作后,高校的財務(wù)工作由各個計算機功能模塊組合而成。工作人員根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)對原始的憑證進行甄別后,錄入各個模塊的系統(tǒng)里,然后由計算機系統(tǒng)來進行加工處理,導(dǎo)出相應(yīng)的結(jié)果。在這個過程中,計算機系統(tǒng)的極速運算功能為會計的核算工作節(jié)省了大量的人力。會計人員的工作模式由人-數(shù)據(jù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿?機模式,工作人員的工作重心不再是數(shù)據(jù)核算,而是對于計算機系統(tǒng)模塊功能的應(yīng)用。
(三)提高了高校對財務(wù)工作者的素質(zhì)要求
相對于傳統(tǒng)會計中核算型的財務(wù)人員,計算機系統(tǒng)下所需要的財務(wù)人員應(yīng)具備更高層次的素質(zhì)。在手工核算的時代,財務(wù)工作的內(nèi)容單一,分工細致,以核算為主,基層財務(wù)人員管理職能被弱化。在計算機加入這個工作流程后,財務(wù)工作體現(xiàn)為對于不同的工作模塊的應(yīng)用和管理。這就需要財務(wù)人員具備全面的知識,處理日常工作中的各種問題。另一方面,計算機系統(tǒng)更新的速度很快,各個系統(tǒng)模塊的升級已經(jīng)是一種常態(tài),這也需要財務(wù)工作人員持續(xù)學(xué)習(xí),及時更新知識。
(四)高校財務(wù)部門與外部單位合作程度加大
近10年來,隨著計算機系統(tǒng)的迅速發(fā)展,高校財務(wù)部門先后采用專業(yè)的財務(wù)軟件進行業(yè)務(wù)處理?？v觀現(xiàn)在高校財務(wù)所使用的軟件,主要有天大天財、用友軟件、金蝶軟件等,它們可以滿足各類高校的一般使用。由于不同高校具備各自的特點,要實現(xiàn)個性化的功能就需要軟件供應(yīng)商的個性化設(shè)計。這類程序設(shè)計需要高校財務(wù)部門同程序設(shè)計人員相互合作,才能設(shè)計出符合實際需要的軟件。在財務(wù)部門逐步完成會計電算化的過程中,對于外部軟件供應(yīng)商的依賴性越來越大。
(五)高校財務(wù)風(fēng)險防范的內(nèi)容發(fā)生重大變化
手工核算體制下,財務(wù)風(fēng)險防范主要以不相容職務(wù)相互分離為原則,以人員相互牽制、定期進行稽核為主要方式。然而在計算機加入這個工作組織以后,先前風(fēng)險防范的體系被打破。在計算機系統(tǒng)下不相容職務(wù)相互分離的原則沒有徹底執(zhí)行,人員相互牽制也不能保證控制的效果。風(fēng)險的大小很大程度上取決于系統(tǒng)授權(quán)管理和執(zhí)行程度、接觸計算機相關(guān)人員的操作方法、計算機軟硬件的安全性與穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的安全性等。高校的財務(wù)部門采用計算機系統(tǒng)不過短短幾年的時間,對于新形勢下風(fēng)險防范的意識還不足,內(nèi)部控制的方法也在積累和摸索中,很多具體的做法需要完善和改進。
二、高校財務(wù)計算機系統(tǒng)下內(nèi)部控制的目標(biāo)
一切的行為都有其目的性?！秲?nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》中對內(nèi)部會計控制的定義為:“為了提高會計信息質(zhì)量,保護資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序”。這個概念對于我國各個行業(yè)中的會計內(nèi)部控制實踐都具有指導(dǎo)意義。具體到高校財務(wù),其內(nèi)部控制的目標(biāo)為保證高校財務(wù)工作的有效進行,保護高校各方面資產(chǎn)的安全與完整,在實際業(yè)務(wù)中可以防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤和舞弊的發(fā)生,保證會計資料的真實、合法和完整。
三、計算機系統(tǒng)的運用對高校財務(wù)部門內(nèi)部控制體系運行帶來的挑戰(zhàn)
(一)內(nèi)控意識更新緩慢,帶來決策風(fēng)險
意識是決策的基礎(chǔ)。最近幾年,隨著計算機系統(tǒng)在高校中應(yīng)用越來越多,內(nèi)控的條件和對象等一些重要因素已經(jīng)發(fā)生重大改變。很多高校的領(lǐng)導(dǎo)層,對于這個變化沒能進行正確的判斷,對于新情況沒能進行及時、合理的反應(yīng)?，F(xiàn)在運行的內(nèi)控體系大多只是在傳統(tǒng)的內(nèi)控方式上進行了表面的修改。計算機系統(tǒng)已然成為財務(wù)部門一個重要組成部分,而內(nèi)控的意識和內(nèi)控的現(xiàn)實出現(xiàn)不對稱,可能導(dǎo)致部門領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)部控制機制設(shè)計上做出錯誤的決策。
(二)可能引發(fā)技術(shù)風(fēng)險
傳統(tǒng)的手工核算體制下,高校財務(wù)各個業(yè)務(wù)組之間通過數(shù)據(jù)傳遞和交換建立聯(lián)系,部門通過稽核和牽制來進行控制。計算機加入這個工作組織后,從錄入憑證、記賬、結(jié)賬到輸出報表等都是根據(jù)軟件程序來進行。這個過程中只有錄入憑證由工作人員控制,而其他步驟則由計算機獨立完成。在這樣的情況下會計信息的準(zhǔn)確性和安全性就不能由稽核和牽制措施來保證,更大程度上將依賴操作人員輸入的信息和操作系統(tǒng)的方法,以及硬件軟件本身的穩(wěn)定性和安全性。如何控制技術(shù)風(fēng)險,是內(nèi)控機制中很重要的部分。
(三)可能引發(fā)道德風(fēng)險
計算機系統(tǒng)的運用,改變了傳統(tǒng)的人員牽制和相互稽核過程,加大了道德風(fēng)險的隱患。從現(xiàn)實來看,由于部門本身的工作人員更加熟悉部門軟件的操作和功能,熟悉系統(tǒng)的管理,一旦發(fā)生內(nèi)部人員違規(guī)操作其手法將更加隱蔽,不便察覺,甚至對整個系統(tǒng)加以破壞,那后果將不堪設(shè)想。在會計信息網(wǎng)絡(luò)化條件下,同樣存在通過網(wǎng)絡(luò)侵入系統(tǒng),從而獲得會計信息或者修改會計信息的風(fēng)險。
(四)缺乏針對性的風(fēng)險評估,監(jiān)督反饋機制不完善,增加了管理風(fēng)險
高校財務(wù)部門大多延續(xù)傳統(tǒng)的風(fēng)險管理經(jīng)驗,缺乏及時的風(fēng)險評估。在計算機技術(shù)大量運用于會計管理的情況下,需要進行全面客觀的風(fēng)險評估才能揭示現(xiàn)在高校財務(wù)部門所存在的風(fēng)險。風(fēng)險評估不足,會帶來內(nèi)控制度設(shè)計的盲區(qū),影響內(nèi)控機制的作用。另外,審計部門對于會計電算化模式的監(jiān)督和反饋缺乏經(jīng)驗,也從一定程度上增加了管理上的風(fēng)險。
四、改進內(nèi)部控制機制,應(yīng)對會計工作變化的挑戰(zhàn)
在認清了高校財務(wù)部門采用計算機系統(tǒng)辦公后帶來的各方面問題之后,筆者認為:要規(guī)避計算機系統(tǒng)帶來的風(fēng)險,形成一個有效的控制體系,應(yīng)該從更新意識入手,增強風(fēng)險意識;針對計算機系統(tǒng)應(yīng)用的特點改進內(nèi)控設(shè)計;對工作人員進行培訓(xùn),樹立正確的職業(yè)道德觀念,提高員工執(zhí)行業(yè)務(wù)的能力;最后利用監(jiān)督機制來保障部門的順利運行。具體做法如下:
(一)更新內(nèi)控意識,引入風(fēng)險管理的概念
1.領(lǐng)導(dǎo)層
領(lǐng)導(dǎo)層作為決策的中樞,首先需要在意識上提高對內(nèi)部控制的重視程度;其次需要對部門內(nèi)控因素的變化有真實的了解,清楚地認識各環(huán)節(jié)風(fēng)險的變化,具體可以通過部門會議對這些風(fēng)險進行評估認定;再次需要就規(guī)避這些風(fēng)險進行充分討論,形成方案,制定部門內(nèi)控SOP(標(biāo)準(zhǔn)化程序);最后需要領(lǐng)導(dǎo)層對控制過程和內(nèi)容進行動態(tài)更新,始終保持正確的方向。
2.基層員工
基層員工是內(nèi)部控制的執(zhí)行主體,他們執(zhí)行的情況決定了內(nèi)部控制體系能產(chǎn)生多大的作用。所以,需要讓基層員工在思想上對內(nèi)部控制的新形勢有統(tǒng)一清晰的認識,能夠嚴格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)層所制訂的方案和規(guī)則。另外,應(yīng)該發(fā)揮基層員工的主動性,及時反饋日常業(yè)務(wù)處理過程中遇到的問題,以便領(lǐng)導(dǎo)層能夠更及時、全面地了解計算機系統(tǒng)應(yīng)用帶來的各種變化,便于領(lǐng)導(dǎo)層作出更加準(zhǔn)確的決策。
(二)針對計算機系統(tǒng)的特點改進內(nèi)部控制設(shè)計
1.明確內(nèi)部控制的原則并嚴格遵守
分工是內(nèi)部控制的基本原則,人員的分工和牽制一直是會計控制的主要措施。所謂分工,即在組織中一項業(yè)務(wù)都必須由兩個或者兩個以上的人來完成,不能由一個人完全包辦一項業(yè)務(wù)。嚴格執(zhí)行分工的原則是規(guī)避風(fēng)險的重要保障。
2.針對計算機系統(tǒng)的應(yīng)用,合理設(shè)置崗位
在高校財務(wù)實際工作中,應(yīng)根據(jù)需要設(shè)置不同職責(zé)的崗位,一般主要有預(yù)算管理、會計核算、學(xué)生繳費管理、出納管理、系統(tǒng)管理等。在每個崗位中應(yīng)設(shè)置經(jīng)辦人員、復(fù)核人員等。這些不同職責(zé)的崗位應(yīng)該由不同的人員來擔(dān)任,并且應(yīng)該定期進行輪崗,讓不同的人定期到新的崗位工作。一方面可以加強工作人員業(yè)務(wù)的全面性,一方面也可以加強內(nèi)部控制。在某些高校中,由于人員緊缺,無法安排足夠的人手,也可以由同一個人同時作為幾個系統(tǒng)的復(fù)核人員,需要杜絕同一個人既做錄入又做復(fù)核。
3.系統(tǒng)應(yīng)用及權(quán)限控制
(1)要明確每個工作人員上機操作的內(nèi)容和權(quán)限,杜絕未經(jīng)授權(quán)的人員操作會計軟件。
(2)當(dāng)權(quán)限需要修改的時候需要報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并進行登記。
(3)操作人員在進行輸入操作時應(yīng)該對每筆業(yè)務(wù)的合法性和準(zhǔn)確性進行檢查,確認其批準(zhǔn)部門和人員的蓋章或簽名、原始票據(jù)各項填寫完整正確。
(4)操作人員應(yīng)該錄入合理的摘要及系統(tǒng)要求的相關(guān)信息,正確使用會計科目。
(5)操作人員在輸出相關(guān)的會計資料后,應(yīng)及時送交指定人員,不可擅自泄露會計資料。
(6)需要系統(tǒng)管理人員保存必要的系統(tǒng)操作記錄,記錄系統(tǒng)的使用情況及系統(tǒng)故障情況等,以備隨時監(jiān)督查看。
4.系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全控制
(1)工作人員應(yīng)該保管好自己的上機密碼,定期進行更換。
(2)系統(tǒng)管理人員應(yīng)該做好數(shù)據(jù)的備份工作,采用不同的介質(zhì)進行備份。
(3)應(yīng)該確保計算機不被電腦病毒侵入,要定期進行維護和檢查。
(4)在系統(tǒng)需要升級或者修改的時候,工作人員應(yīng)該報請領(lǐng)導(dǎo)審批,并對修改作詳細的記錄。
(5)在需要外單位協(xié)助修改系統(tǒng)軟件的時候應(yīng)注意數(shù)據(jù)的保密,同協(xié)助單位簽訂保密協(xié)議,同時做好數(shù)據(jù)的備份及軟件修改記錄。
(三)對工作人員進行全面培訓(xùn),適應(yīng)計算機系統(tǒng)運用帶來的變化
會計知識處于不斷的更新中,而本階段也是會計系統(tǒng)快速發(fā)展的時期,有必要對工作人員進行相關(guān)的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)的內(nèi)容如下:
1.社會道德和職業(yè)道德的培訓(xùn)
良好的社會道德和職業(yè)道德是規(guī)范各類風(fēng)險的一個重要保障。各個學(xué)?？梢愿鶕?jù)具體情況,安排相關(guān)的講座或者定期進行法制教育,也可以通過開展批評和自我批評的方式,讓工作人員樹立正確的價值觀,降低新的工作環(huán)境下可能引發(fā)的道德風(fēng)險。
2.專業(yè)知識的培訓(xùn)
國家發(fā)布的會計準(zhǔn)則和政策在不斷完善。最近幾年來,會計的專業(yè)知識已經(jīng)更新了很多。因此,高校的財務(wù)人員需要定期進行專業(yè)知識的培訓(xùn),才能把握正確的會計知識,對業(yè)務(wù)作出正確判斷。每年各地政府組織的會計繼續(xù)教育可以在一定程度上對專業(yè)知識進行補充,但是由于時間短,效果并不明顯,在可行的情況下應(yīng)該增加培訓(xùn)的次數(shù),保證工作人員的專業(yè)知識能夠獲得更新。
3.系統(tǒng)知識的培訓(xùn)
從現(xiàn)實情況來看,由于各個高校正處于信息化的過程中,對于剛剛使用的系統(tǒng)也處于熟悉的過程中,相當(dāng)部分人員對于所使用的系統(tǒng)處于一知半解的狀態(tài)。這樣的情況使得工作人員在處理日常業(yè)務(wù)的過程中進行錯誤操作的風(fēng)險驟然上升。因此,需要各個單位組織相關(guān)系統(tǒng)供應(yīng)商及時對工作人員進行培訓(xùn),讓相關(guān)的工作人員可以正確使用系統(tǒng),避免進行錯誤操作,保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。
4.風(fēng)險意識的培訓(xùn)
在會計系統(tǒng)大量應(yīng)用的情況下,傳統(tǒng)的會計核算工作被計算機取代。在這個過程中,風(fēng)險的形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變,但并未消除。風(fēng)險意識的培訓(xùn)對規(guī)避日常工作中的各類風(fēng)險是相當(dāng)必要的。具體做法是通過定期召開部門會議,共同討論工作中各類的風(fēng)險,針對一些日常工作中的失誤情況進行說明,讓每個工作人員都時刻保持警惕性。
(四)針對新的工作模式完善監(jiān)督機制,采用合理的激勵手段
1.建立部門內(nèi)審機制
部門定期進行內(nèi)審,重點查看原始憑證與明細賬、明細賬與總賬、部門賬與銀行賬之間是否相符。如果不符應(yīng)及時查找原因,更改錯誤;如果是因為軟件本身的原因就應(yīng)該及時同軟件開發(fā)人員溝通,尋找解決方法;問題嚴重的,應(yīng)該報告相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo),及時解決存在的問題。
2.強化審計部門的監(jiān)督作用
審計部門是高校中發(fā)揮重要監(jiān)督作用的單位?，F(xiàn)在大部分高校的審計部門比較多地延續(xù)傳統(tǒng)的審計方式,注重對紙質(zhì)信息的稽核,忽略對會計系統(tǒng)的稽核。應(yīng)該強化審計部門的監(jiān)督,針對會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用和特點,采取針對性的監(jiān)督措施,不但監(jiān)督會計信息正確與否,還應(yīng)當(dāng)監(jiān)督整個運行過程的合理性和合法性,并及時反饋,保持高校財務(wù)部門的健康發(fā)展。
3.設(shè)立合理的激勵機制
在內(nèi)控的過程中,應(yīng)該設(shè)立合理的激勵措施。當(dāng)前高校財務(wù)部門處于信息化的初始階段,還有許多方面需要完善,應(yīng)該鼓勵工作人員積極參與內(nèi)控機制的設(shè)計并及時反饋存在的問題,同時也對肆意破壞內(nèi)控機制的工作人員給予必要的懲戒,從而保證內(nèi)控實施主體能夠統(tǒng)一思想,提高計算機系統(tǒng)中會計信息的安全性。
五、結(jié)束語
高校財務(wù)部門正在經(jīng)歷信息化的重要時期,這個轉(zhuǎn)變過程面臨很多挑戰(zhàn)。但不論是制定措施還是執(zhí)行措施,最關(guān)鍵的因素還是人,所以應(yīng)該發(fā)揮工作人員的主觀能動性,充分利用計算機系統(tǒng)所帶來的便利,同時采用內(nèi)控制度積極規(guī)避可能存在的風(fēng)險,讓計算機系統(tǒng)可以更好地為高校財務(wù)服務(wù)。
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