會計電算化是會計工作的發(fā)展方向,開展會計電算化是促進會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化、完善會計職能、以提高經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。核算軟件是會計電算化的核心,隨著商品化會計電算化軟件的開發(fā)、推廣和應(yīng)用,目前我國會計核算電算化已基本形成規(guī)模。選擇本企業(yè)適用的會計電算化軟件是極為慎重和復(fù)雜的工程。下文將是筆者對企業(yè)在會計電算化軟件選擇中注意問題的粗淺認識。
一、我國會計電算化軟件的發(fā)展趨勢
1.從簡單的會計核算向智能的管理決策支持轉(zhuǎn)變
目前,大多數(shù)企業(yè)仍處于會計核算電算化的初級階段,多數(shù)會計電算化軟件仍是以會計核算為主,信息提成技術(shù)不如人意,且缺乏進行財務(wù)分析、提供決策支持功能。隨著信息化系統(tǒng)的進一步發(fā)展,會計軟件智能化已成為必然趨勢。會計電算化軟件的功能將由記賬報賬功能型轉(zhuǎn)向管理決策支持智能型,以更大程度地提高經(jīng)濟效益。
2.在通用性的基礎(chǔ)上,進一步向市場細分深化
通用型是電算化軟件的優(yōu)點但也是影響其進一步發(fā)展的主要因素。不同經(jīng)濟組織形式的企業(yè)主體存在,注定有著不同的會計核算特點。用一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶,其結(jié)果就是實行電算化會計的單位仍要會計人員做大部分輔助工作,由各種經(jīng)濟組織形式組成的集團公司,此不足更是明顯。因此,要適應(yīng)市場要求,提高企業(yè)的會計核算效率,在通用化的基礎(chǔ)上,對于不同行業(yè)、規(guī)模等企業(yè)的具體核算特點對軟件進行二次開發(fā),做出與企業(yè)業(yè)務(wù)相符合的會計核算模塊是十分必要的,也是有利于電算化軟件市場的進一步發(fā)展。
3.從單機操作向網(wǎng)絡(luò)化及信息化轉(zhuǎn)變
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和信息時代的來臨,僅滿足基礎(chǔ)核算的單機系統(tǒng),已成為制約企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展的“瓶頸”,網(wǎng)絡(luò)消除了物理距離,可以實現(xiàn)企業(yè)的在線管理和集中管理,可以對子公司及二級核算單位的數(shù)據(jù)進行財務(wù)會計信息的深加工,注重信息的分析,為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供高效率和高質(zhì)量的信息支持。同時,網(wǎng)絡(luò)軟件的遠程業(yè)務(wù)處理如遠程報表、查帳、系統(tǒng)維護等功能,極大的降低軟件的維護及企業(yè)經(jīng)營成本,提高了企業(yè)的效率。
4.由單一的會計信息輸入輸出方式向融視聽、圖形為一體的多形式方式擴展
傳統(tǒng)的會計信息輸入輸出枯燥單一、效率較低,且不能滿足軟件產(chǎn)品的高級功能。將來的會計信息輸入輸出方式除傳統(tǒng)方式以外,還可以通過圖片掃描、網(wǎng)上下載、條碼、語音等多方式采集信息,信息輸出可以在傳統(tǒng)表格的基礎(chǔ)上,還可以提供圖像及音訊信息。例如:有些企業(yè)實行業(yè)務(wù)網(wǎng)上簽批,這時就需要將領(lǐng)導(dǎo)需要審閱的紙制文件和單據(jù),掃描并發(fā)到網(wǎng)上,供簽批人查閱。
二、在會計電算化軟件選擇中,應(yīng)掌握以下原則
1.會計軟件應(yīng)通過財政部門評審
通過評審的軟件是通過專家測試并符合財政部頒布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的軟件,且財政部門對其今后服務(wù)有統(tǒng)一管理。
2.考慮成本與效率的最佳切合點,根據(jù)企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)量的實際情況選擇適合的會計軟件
當前會計軟件市場發(fā)展迅速,種類繁多,會計軟件越來越趨向高級化。企業(yè)在選擇會計軟件時不應(yīng)一味求大求全,“量身裁衣”,才是企業(yè)的明智之舉。
小規(guī)模的企業(yè)可盡量利用單機版和教學版。小企業(yè)的機構(gòu)簡單、業(yè)務(wù)量和信息量比較小,在實際運用中,往往只使用現(xiàn)多收支、固定資產(chǎn)、工資、個別報表等幾個固定的模塊, 既使軟件功能再多再全,很多功能模塊也用不上,既造成軟件資源的浪費,又增加了企業(yè)的成本。一般來說,單機版的信息處理就能夠滿足日常的信息處理,即使稍顯不足,在成本和效率的兩者衡量中,筆者還是傾向選擇單機版。有些軟件提供教學版的服務(wù),教學版雖然在部分功能上受限,但其主要的功能結(jié)構(gòu)與正式版本基本相同,但費用低廉,甚至或免費使用。這對一些初期使用電算化的小企業(yè)也是一種不錯的選擇,以在使用過程對核算系統(tǒng)進行性能測試,并逐步提高會計人員軟件操作水平,待條件成熟且業(yè)務(wù)應(yīng)用需要時,進行軟件的升級。
大型的集團公司往往有幾個或幾十個二級單位且各單位辦公場所相距較遠,業(yè)務(wù)類型復(fù)雜,業(yè)務(wù)信息量也比較大。這樣的集團公司一般采用母公司實行二級核算,集團財務(wù)部為集團公司財務(wù)管理機關(guān),每月由二級單位上報財務(wù)報表,由集團財務(wù)部匯總編制母公司會計報表。集團總部負責集團重大決策、制定財務(wù)政策、經(jīng)營方針,子公司定期向集團上報財務(wù)報表,由集團編制合并會計報表。這時版會計軟件已難以勝任企業(yè)的會計核算要求,網(wǎng)絡(luò)會計軟件則成為企業(yè)的最佳選擇。網(wǎng)絡(luò)會計軟件可以使不同人員、部門之間數(shù)據(jù)處理、加工相互合作、信息共享不再受到空間范圍局限,可以方便地、低成本地集成企業(yè)現(xiàn)有的各類信息系統(tǒng),實現(xiàn)信息的實時處理,充分利用各種經(jīng)濟信息,提高企業(yè)的管理水平。
3.重視會計軟件的附加價值
會計軟件不同于一般的商品,其價值不僅體現(xiàn)在產(chǎn)品質(zhì)量、價格上,其售后服務(wù)的范圍更是比一般商品要廣泛得多,主要包括:會計軟件使用過程的前期的軟件應(yīng)用人員的培訓(xùn)、使用中的會計軟件日常維護及后期的二次開發(fā)、相關(guān)技術(shù)支持和軟件升級。會計軟件的售后服務(wù)直接影響到應(yīng)用人員的信心和會計電算化的應(yīng)用效果及企業(yè)對軟件的后期投入費用,這就需要在選擇會計軟件時必須對軟件制造與經(jīng)銷廠家的商譽與售后服務(wù)進行多方位考查。如:廠家有沒有較強的培訓(xùn)水平;能否對軟件使用過程中的問題及時指導(dǎo)與解決;軟件維護人員是否充足;軟件損壞時,能否得到及時的修理與更換;版本更新是否及時等。這就要求企業(yè)在選擇會計軟件時避開資源有限的開發(fā)商。通常,優(yōu)秀的開發(fā)廠商應(yīng)當具有較強的研發(fā)體系、廣泛的專業(yè)銷售網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的培訓(xùn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò),而那些不把軟件銷售作為主業(yè)的銷售商常常傾向于承擔較少的責任,從而降低了會計軟件的附加值。
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