１會(huì)計(jì)電算化概念
所謂會(huì)計(jì)電算化，是指將會(huì)計(jì)信息作為管理信息資源，全面運(yùn)用以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行獲取、加工、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用等處理，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、控制決策和社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、管理提供充足與適時(shí)的信息。狹義的會(huì)計(jì)電算化指電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作當(dāng)中的運(yùn)用，具體而言，就是利用會(huì)計(jì)軟件指揮各種計(jì)算機(jī)設(shè)備代替手工完成在手工操作下很難完成的工作的過程。從廣義上來講，是指與會(huì)計(jì)電算化有關(guān)的所有工作，具體包括會(huì)計(jì)電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化的人才培訓(xùn)、會(huì)計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃、會(huì)計(jì)電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用、會(huì)計(jì)電算化制度建設(shè)、會(huì)計(jì)電算化軟件市場(chǎng)的培育與發(fā)展等。
電算化會(huì)計(jì)具有運(yùn)算速度快、自動(dòng)化程度高、計(jì)算精確度高、存儲(chǔ)量大等電子計(jì)算機(jī)具備的一般特點(diǎn)，與手工記賬相比，其提供會(huì)計(jì)信息更加及時(shí)、準(zhǔn)確和規(guī)范，提升了會(huì)計(jì)現(xiàn)代化的管理思想，加快信息傳遞，在一定程度上推進(jìn)了會(huì)計(jì)改革的進(jìn)程。但在會(huì)計(jì)電算化飛速發(fā)展的同時(shí)，也產(chǎn)生了許多新的問題。
２會(huì)計(jì)電算化工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)
２．１ 會(huì)計(jì)軟件配置不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)軟件的配置是建立會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，這項(xiàng)工作的好壞將直接影響電算化的開展質(zhì)量。在實(shí)際配置的過程中，安全隱患主要存在于購(gòu)買環(huán)節(jié)與開發(fā)環(huán)節(jié)。
購(gòu)買軟件時(shí)，如果忽視企業(yè)自身的需要和情況，盲目追求功能先進(jìn)的產(chǎn)品，一方面將導(dǎo)致資源浪費(fèi)，另一方面將導(dǎo)致軟件適用性降低。初始參數(shù)設(shè)置難度的增大，對(duì)軟件運(yùn)行環(huán)境要求的提高，將對(duì)會(huì)計(jì)人員提出更高要求，從而降低財(cái)務(wù)核算的安全系數(shù)。反之，購(gòu)買一些規(guī)模較小的軟件公司提供的產(chǎn)品，雖然可以節(jié)約成本，但是軟件的質(zhì)量和后續(xù)服務(wù)缺乏保證。采用自主開發(fā)、委托開發(fā)或者聯(lián)合開發(fā)的企業(yè)，由于技術(shù)要求高，實(shí)際研制中常出現(xiàn)各種問題。例如，設(shè)計(jì)人員不能充分了解用戶需求，可行性分析報(bào)告不符合實(shí)際，數(shù)據(jù)流程圖混亂，輸入與輸出信息模糊不清，文件調(diào)查表不夠具體，軟件需求說明書不全面，程序設(shè)計(jì)說明書不清晰，程序錯(cuò)誤不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，對(duì)系統(tǒng)開發(fā)工作不能有效地組織和控制等，從而導(dǎo)致開發(fā)出的軟件質(zhì)量下降，安全系數(shù)降低。
２．２ 復(fù)合型會(huì)計(jì)電算化人才緊缺的風(fēng)險(xiǎn)
作為一個(gè)綜合性的會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才，需要具備計(jì)算機(jī)、會(huì)計(jì)、管理等多方面的專業(yè)知識(shí)。目前，許多單位的電算化人員是由過去的手工記賬會(huì)計(jì)人員經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件知識(shí)了解不多，他們?cè)谶\(yùn)用計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中，大多數(shù)除了使用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的處理之外，不能靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工處理，更談不上對(duì)會(huì)計(jì)電算化軟件的維護(hù)與開發(fā)。當(dāng)計(jì)算機(jī)運(yùn)行出現(xiàn)問題時(shí)，計(jì)算機(jī)維護(hù)人員又大多是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)不甚了解，不能把計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)等財(cái)務(wù)知識(shí)融合在一起。缺乏會(huì)計(jì)電算化方面的專業(yè)人才已然成為企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的障礙。
２．３ 實(shí)際操作過程存在的風(fēng)險(xiǎn)
2.3.1內(nèi)部控制制度不健全
由于在電算化環(huán)境下，電子數(shù)據(jù)經(jīng)過審核與確認(rèn)即可自動(dòng)生成記賬憑證，賬簿、報(bào)表都是派生性數(shù)據(jù)。因此，賬簿、報(bào)表的真實(shí)性、準(zhǔn)確性完全取決于審核和確認(rèn)的電子數(shù)據(jù)，而直接篡改記錄在計(jì)算機(jī)磁盤和光盤上的電子數(shù)據(jù)比傳統(tǒng)犯罪手段更加令人難以發(fā)覺。此外，手工記賬會(huì)計(jì)下，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名蓋章，仿造有一定難度。相比之下，電算化系統(tǒng)的口令授權(quán)方式更容易產(chǎn)生漏洞，造成權(quán)限的濫用。由此可見，電算化情況下授權(quán)、審批等內(nèi)控制度的不健全將導(dǎo)致更大的潛在風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)務(wù)操作中，有一些單位使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，對(duì)會(huì)計(jì)職務(wù)相分離、職權(quán)不相容原則的要求下降，有些會(huì)計(jì)人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報(bào)送，這樣就增加了他們?cè)谖唇?jīng)授權(quán)的情況下直接對(duì)使用中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、復(fù)制或刪除等作假舞弊操作的可能性。由于內(nèi)部控制制度薄弱，操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，造成企業(yè)損失。
2.3.2 電算化操作不規(guī)范
實(shí)際操作中，有些會(huì)計(jì)人員對(duì)計(jì)算機(jī)與電算化系統(tǒng)不熟悉，上機(jī)操作能力差，致使數(shù)據(jù)的輸入、輸出出現(xiàn)差錯(cuò)；另一方面，有些會(huì)計(jì)人員不嚴(yán)格按操作規(guī)范進(jìn)行操作，比如對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份不按要求及時(shí)、按質(zhì)按量備份，或者未將備份數(shù)據(jù)在不同地方妥善保管等。如果沒有嚴(yán)密的管理制度或有章不循，會(huì)計(jì)電算化工作就不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)，從而影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。
2.3.3電算化系統(tǒng)不安全
電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先是物理環(huán)境對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的影響，其次是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的威脅。由于會(huì)計(jì)信息以數(shù)據(jù)形式保存在存儲(chǔ)介質(zhì)中，而存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)于防火、防水、防磁和溫度變化等都有一定要求。存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞，將導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失。會(huì)計(jì)軟件在安裝和使用過程中出現(xiàn)問題也可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)滅失。此外，網(wǎng)絡(luò)故障、計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵等因素都可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失，這些都是傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)下不曾出現(xiàn)的問題。
３風(fēng)險(xiǎn)防范措施
3.1 更新知識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念
要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化不僅是會(huì)計(jì)核算工具和核算方法的改進(jìn)，而且是會(huì)計(jì)學(xué)科體系本身的一次革命，使會(huì)計(jì)人員從記賬算賬等煩瑣的日常工作中解脫出來，將更多的時(shí)間和精力用于管理上，為科學(xué)管理、決策提供可靠數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高整個(gè)會(huì)計(jì)工作水平。會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)在充分了解會(huì)計(jì)電算化重要性的基礎(chǔ)上，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)防范的必要性。此外，會(huì)計(jì)人員還應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，會(huì)計(jì)電算化在財(cái)務(wù)工作中是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，而不是財(cái)務(wù)工作的短期目標(biāo)，它總在不斷地改進(jìn)和發(fā)展，因此需要詳細(xì)制定適應(yīng)單位會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的規(guī)劃，循序漸進(jìn)地開展工作，這是保障電算化順利發(fā)展的重要措施。
3.2 從實(shí)際出發(fā)，對(duì)癥下藥
企業(yè)應(yīng)當(dāng)從自身實(shí)際情況和需要出發(fā)，選擇最合適的財(cái)務(wù)軟件。企業(yè)在購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件推行電算化時(shí)，應(yīng)該著重考慮以下幾點(diǎn)：該軟件必須通過有關(guān)機(jī)構(gòu)的評(píng)審，軟件的技術(shù)指標(biāo)應(yīng)滿足企業(yè)的需求，符合企業(yè)特殊核算的要求和行業(yè)特性，滿足后續(xù)發(fā)展的需要，能保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全可靠，不易被破壞和泄密，操作方便，售后服務(wù)好，能及時(shí)提供日常維護(hù)、版本升級(jí)和軟件再開發(fā)。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，國(guó)內(nèi)涌現(xiàn)一批優(yōu)秀的財(cái)務(wù)軟件。例如，金蝶ＫＩＳ是一款面向小型企業(yè)的管理軟件，金蝶Ｋ／３側(cè)重為中大型企業(yè)提供最適合中國(guó)企業(yè)管理特質(zhì)的個(gè)性化企業(yè)管理及電子商務(wù)應(yīng)用解決方案，而用友ＥＲＰ ＮＣ則是集團(tuán)企業(yè)的最佳選擇。
3.3 強(qiáng)化內(nèi)控，健全管理
隨著會(huì)計(jì)電算化替代手工會(huì)計(jì)核算方式，內(nèi)部控制制度也被賦予了新的內(nèi)容。控制方式從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制，控制的要求也更為嚴(yán)格、規(guī)范，因此要求必須建立和健全電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度。首先，應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理。設(shè)立各個(gè)電腦操作崗位，如系統(tǒng)管理員、軟件操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、會(huì)計(jì)檔案管理員等，明確崗位職責(zé)和操作權(quán)限，使每個(gè)操作人員只能在自己的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行工作，保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能夠正常順利地運(yùn)行，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。其次，建立嚴(yán)格的上機(jī)記錄制度，登記姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容、系統(tǒng)運(yùn)行狀況等。再次，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，最好是保存雙備份；最后要保證系統(tǒng)安全，最好專機(jī)專用，不使用未經(jīng)檢查的軟盤，有效避免計(jì)算機(jī)病毒的侵入，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性。
3.4 內(nèi)外結(jié)合，加強(qiáng)監(jiān)管
在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，為了保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，一方面應(yīng)該強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督機(jī)制，定期進(jìn)行內(nèi)部控制測(cè)試，及時(shí)尋找漏洞、查錯(cuò)防弊、獲取證據(jù)，將問題消除在萌芽狀態(tài)，為會(huì)計(jì)電算化順利實(shí)施提供保障。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)外部監(jiān)督和對(duì)違法違規(guī)行為的處罰。加強(qiáng)和改善注冊(cè)會(huì)計(jì)師的審計(jì)監(jiān)督、《會(huì)計(jì)法》等司法監(jiān)督，以及媒體等輿論監(jiān)督。
盡管會(huì)計(jì)電算化的風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，但是只要我們正視風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)真分析，積極采取正確有效的防范措施，進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)督與控制，那么會(huì)計(jì)電算化的風(fēng)險(xiǎn)完全可以防控，會(huì)計(jì)電算化工作一定能順利開展。
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