一、前言
隨著企業(yè)內(nèi)部改革和精細化管理的不斷深入，財務(wù)管理由原來的粗放型財務(wù)管理模式逐步向規(guī)范化的管理模式轉(zhuǎn)變。學(xué)校單位的經(jīng)費控制逐漸加強，然而學(xué)校搞培訓(xùn)的成本卻在逐年增加，費用增加和經(jīng)費減少的矛盾日益突出，解決矛盾的根本途徑就是要在控制成本支出上大做文章。要有效控制成本支出，制定切實有效的績效考核體系是十分必要的。要考核就要有數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來源于財務(wù)，然而直接從財務(wù)獲取的數(shù)據(jù)無法直接作為績效考核的依據(jù)，必須通過對賬才能應(yīng)用。但是每月月底手工對賬的工作量很大，只是簡單的事后控制，起不到事前、事中控制的作用，管理滯后。這樣就需要建立一套既適合行業(yè)特點，又能夠把日常財務(wù)收支與績效考核連接起來的經(jīng)費管理系統(tǒng)。系統(tǒng)的建立不僅可以在財務(wù)部門與各業(yè)務(wù)部門之間構(gòu)筑起嶄新的信息交流平臺，加快財務(wù)信息化建設(shè)的步伐，而且可以滿足學(xué)校經(jīng)營管理的需要，加強經(jīng)費管理，有效控制校內(nèi)各個方面業(yè)務(wù)的收支平衡，有效地掌握各個培訓(xùn)部的收支情況，完成上級規(guī)定的預(yù)算指標(biāo)，全面提升單位的財務(wù)管理水平。
二、系統(tǒng)介紹
（一）系統(tǒng)簡介
這套系統(tǒng)是一套適合培訓(xùn)教學(xué)單位使用的經(jīng)費管理系統(tǒng)，系統(tǒng)包括以下幾個模塊：
1.單班經(jīng)費管理模塊
（1）班級管理模塊：實現(xiàn)班級錄入、班級管理功能。將財務(wù)核算與管理延伸到班級，實現(xiàn)對所有培訓(xùn)部門所辦班次的管理。
（2）收入管理模塊：實現(xiàn)收入錄入、收入管理功能。財務(wù)人員在這里對上報的收入數(shù)據(jù)進行查看和鎖定，每筆數(shù)據(jù)輸入相應(yīng)的憑證號，實現(xiàn)經(jīng)費管理系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的對接。
（3）支出管理模塊：實現(xiàn)支出錄入、支出管理功能。財務(wù)人員在這里對上報的支出數(shù)據(jù)進行查看和鎖定，每筆數(shù)據(jù)輸入相應(yīng)的憑證號，實現(xiàn)經(jīng)費管理系統(tǒng)與中石化賬務(wù)系統(tǒng)的對接。
（4）數(shù)據(jù)查詢模塊：提供了全面、便捷的數(shù)據(jù)查詢功能。各個用戶在這里輸入查詢條件，就可以輕松的查詢各個時段的數(shù)據(jù)信息。
2.歸口費用管理模塊
實現(xiàn)各部門費用中賬務(wù)無法歸集的費用項目的線上錄入、審批功能。如內(nèi)部車輛使用費、教室使用費、內(nèi)部教師課時費的歸集。
3.績效考核管理模塊
（1）上報預(yù)算模塊：各個培訓(xùn)部的核算員在這里上報收入和支出的預(yù)算。系統(tǒng)根據(jù)實際發(fā)生費用生成經(jīng)費預(yù)算與實際情況分析表以及預(yù)算情況查詢表。
（2）績效考核模塊：系統(tǒng)根據(jù)前期審核無誤的數(shù)據(jù)自動生成：各部門費用收支明細表、按部門的班級收支明細表、按部門統(tǒng)計的班級個數(shù)、課時工作量統(tǒng)計表、各單位績效考核兌現(xiàn)情況表等。通過這些分析表，決策者可以非常清楚地看到各部門的收支情況，預(yù)算的完成情況等。
系統(tǒng)將各培訓(xùn)部門的日常收支納入信息化平臺的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了單位績效考核分析數(shù)據(jù)的網(wǎng)上全過程管理。更加全面、準(zhǔn)確、詳實的數(shù)據(jù)自動生成各種數(shù)據(jù)報表，便于領(lǐng)導(dǎo)分析決策，構(gòu)筑起了財務(wù)部門與單位其他部門之間、財務(wù)部門與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間嶄新的網(wǎng)上信息交流平臺，全面提升了單位的財務(wù)管理水平。
（二）系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)
體系結(jié)構(gòu)：java sqlserver2000 B/S模式開發(fā)
操作系統(tǒng)：Microsoft Windows2000 Server
瀏覽器：IE等
（三）系統(tǒng)工作流程
（1）上報預(yù)算：各單位在年初編制成本費用和收入預(yù)算，并輸入到系統(tǒng)中，經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批后生效。
（2）收入支出工作流程（見圖1）：
（3）數(shù)據(jù)分析：正確的數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)后，形成報表，進行數(shù)據(jù)分析。
三、系統(tǒng)應(yīng)用情況
該系統(tǒng)在2005年開始應(yīng)用于勝利油田職工大學(xué)，經(jīng)過不斷的升級、優(yōu)化，已經(jīng)成為一套較成熟的適合學(xué)校培訓(xùn)項目經(jīng)費管理的信息化系統(tǒng)。應(yīng)用單位在每個培訓(xùn)部門設(shè)立了專職核算員，負責(zé)本部門的收支對賬工作。系統(tǒng)會給每個核算員設(shè)立用戶，由各個核算員統(tǒng)一負責(zé)本部門系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的錄入和維護工作。
這套系統(tǒng)通過單位中各層次用戶的應(yīng)用，會貫穿到單位日常的財務(wù)收支工作中。財務(wù)人員負責(zé)的各個培訓(xùn)部門的每筆收入和報銷業(yè)務(wù)通過財務(wù)系統(tǒng)入賬后，都要同時查看經(jīng)費管理系統(tǒng)中各個核算員上報的數(shù)據(jù)，進行鎖定后，完成每筆收支業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錄入。經(jīng)費管理系統(tǒng)中每筆數(shù)據(jù)相應(yīng)的憑證號，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的對接。通過應(yīng)用這套系統(tǒng)，各個培訓(xùn)部門可以很清楚地了解本部門的每筆收入、支出情況，財務(wù)部門也可以很清晰地了解各個部門每天的開班情況、收入、支出情況和預(yù)算執(zhí)行情況。省去了手工進行數(shù)據(jù)的匯總和分析，月底各個培訓(xùn)部門只需打開電腦，進入經(jīng)費管理系統(tǒng)對本月的數(shù)據(jù)進行查詢，就可非常清楚地看到每一筆的收入、支出，輕松的實現(xiàn)與財務(wù)部門的網(wǎng)上對賬，免去了以前來回往財務(wù)科跑的弊端，提高了工作效率。
這套系統(tǒng)的實施效果可以總結(jié)為以下幾點：
（1）強化內(nèi)控、加強管理。通過系統(tǒng)的實施，進一步強化了財務(wù)內(nèi)部控制管理，提高了財務(wù)、預(yù)算管理水平，減少了不必要的支出。
（2）全面預(yù)算、細化管理。將各級單位全部的收入、成本全面納入到預(yù)算管理的范疇中，實現(xiàn)了預(yù)算編制、審批、調(diào)整、執(zhí)行、分析、預(yù)警、控制的全過程管理，真正把預(yù)算系統(tǒng)從二級單位認(rèn)真貫徹執(zhí)行到了三級單位。
（3）穿透查詢、方便靈活。提供了自上而下的便捷的數(shù)據(jù)查詢平臺，真正實現(xiàn)了信息共享。對會計核算信息、預(yù)算管理信息提供了“穿透查詢”功能，實現(xiàn)了信息查詢的“由表及里”、“整體至具體”、“結(jié)果到過程”的跟蹤功能，查詢功能靈活方便，相關(guān)信息隨手可得。
（4）系統(tǒng)集成、信息共享。通過集成實現(xiàn)了信息共享，充分利用了各相關(guān)單位已有系統(tǒng)的信息，使信息流在管理過程中流動起來。解脫了手工對賬，減少了財務(wù)人員的工作量，提高了工作效率。更重要的是大大提高了會計核算的及時性、準(zhǔn)確性以及會計預(yù)算的嚴(yán)肅性。
四、系統(tǒng)拓展
系統(tǒng)中增加了“費用網(wǎng)上簽批模塊”以適應(yīng)資金集中管理對經(jīng)費管理的需要。該模塊實現(xiàn)了經(jīng)費的事前管理和控制，是對目前財務(wù)管理向事前控制的延伸，也是對財務(wù)核算系統(tǒng)的有效補充。希望通過該模塊能進一步規(guī)范費用運行的管理流程，通過將各環(huán)節(jié)的審批透明化，起到各環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的作用，督促各級各部門盡快按規(guī)范處理相關(guān)的業(yè)務(wù)。同時模塊的上線能夠適當(dāng)?shù)南虻赜虿槐阍斐傻暮炁患皶r等問題，使領(lǐng)導(dǎo)能及時掌握經(jīng)營動態(tài)，提高財務(wù)信息化的水平。
系統(tǒng)中增加了“合同申請網(wǎng)上簽批模塊”。由于現(xiàn)在較多學(xué)校地域分散，存在分校區(qū)，為了解決業(yè)務(wù)人員簽合同來回跑的弊端，系統(tǒng)將合同申請表納入網(wǎng)上簽批管理。按照合同申請的審批流程，各用戶能動態(tài)跟蹤合同申請的審批情況，并實現(xiàn)合同申請信息的自動流轉(zhuǎn)。這個模塊的上線減少了業(yè)務(wù)人員往返跑的次數(shù)，提高了工作效率，便于合同各歸口部門的查詢、便于領(lǐng)導(dǎo)及時掌握合同申請情況。
為了適應(yīng)不斷發(fā)展的財務(wù)信息化工作，我們構(gòu)想在不斷完善經(jīng)費管理系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)手段，建立起覆蓋整個學(xué)校的財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)平臺，把學(xué)員信息、學(xué)員在食堂就餐、學(xué)員在公寓的住宿管理全部納入信息化管理的平臺。學(xué)員來到學(xué)校學(xué)習(xí)，填寫學(xué)員登記表后，將學(xué)員信息錄入微機，這樣學(xué)員的培訓(xùn)費交納情況、住宿情況、就餐情況，就可以在一套系統(tǒng)中完成。并且系統(tǒng)將不斷完善預(yù)警、分析功能，使之可以滿足不同層次管理人員不同的信息需求。使之能夠為基層管理人員提供及時準(zhǔn)確的成本費用信息，以實現(xiàn)預(yù)算管理、控制成本費用；為中層管理人員提供詳細的管理信息，以實現(xiàn)投入與產(chǎn)出的最優(yōu)配比；為高層管理者提供決策信息，以衡量收益與風(fēng)險的關(guān)系，制定學(xué)校的長遠發(fā)展戰(zhàn)略，最終實現(xiàn)“數(shù)字化校園”的構(gòu)想。
五、結(jié)束語
該系統(tǒng)突出了財務(wù)部門的服務(wù)、反映和監(jiān)督職能，強化了單班費用管理措施，充分利用學(xué)校的人才優(yōu)勢和信息技術(shù)優(yōu)勢，從培訓(xùn)費用的源頭抓起，從嚴(yán)控制了培訓(xùn)費用發(fā)生的各個節(jié)點，實現(xiàn)了降本減費。這套系統(tǒng)是財務(wù)信息化建設(shè)的有益補充，能夠全面提升單位財務(wù)管理的水平。
