?1、檔案管理信息化是實現(xiàn)資源共享的必然要求
??在當代，各行各業(yè)信息化已經成為世界各國搶占經濟發(fā)展最高點，加速經濟和社會發(fā)展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經濟和社會全球一體化新形勢下加快發(fā)展的迫切要求，也是實現(xiàn)檔案信息資源共享的現(xiàn)實需要。檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，消除了各個信息使用者互相共享資源的壁壘，實現(xiàn)資源的高度共享。
??2、檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求
??檔案事業(yè)是為全局服務的基礎性部分，在改革開放和現(xiàn)代化建設中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎性地位的必然趨勢。面對檔案工作的新形勢，檔案工作的外部條件和內部需求都在發(fā)生新的變化，在新時期，要適應檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，調整檔案工作的結構，使其與社會整體發(fā)展相協(xié)調、相一致。同時，檔案管理信息化建設可以促進傳統(tǒng)檔案管理理念的轉變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。
??3、檔案管理信息化是提高工作效率，節(jié)約資源的必然要求
??傳統(tǒng)檔案工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經在信息技術和通訊技術高速發(fā)展的今天突顯弊端。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節(jié)約型社會的建設。
??二、制約我國檔案管理信息化建設的主要因素分析
??1、 檔案管理信息化建設驅動力不足
??在信息化建設過程中，各檔案管理部門應該是主體、是基礎，政府的政策支持和相關制度安排，只能是起誘導和激勵機制作用。如果各部門缺乏內在的動力和壓力，這就直接削弱了檔案管理信息化建設的基礎，并且勢必導致相關政策和機制作用失靈。
??2、 傳統(tǒng)文化慣性的制約
??傳統(tǒng)文化慣性制約檔案管理信息化進程?？傮w上看，我們尚處于工業(yè)社會時代，因而社會文化的主旋律也打上了這個時代深深的烙印。隨著檔案管理信息化建設的推進，由于計算機和網絡管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是檔案管理信息化建設的障礙。
??3、 檔案的本質屬性的影響
??原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
??4、 缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范，法律法規(guī)不完善
??檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。
??5、 缺乏信息化建設的人才基礎
??人是最核心的資源,沒有相應的人才,任何先進的技術和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。檔案管理信息化建設需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術的復合型人才。而目前各級檔案館的信息化人才中，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才都十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。
??6、 信息技術發(fā)展程度的影響
??檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復制、修改的特點，因此其保密和安全措施應該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網絡技術的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構成了極大的威脅， 同時由于檔案保存的長期性，對載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術、權限控制、防寫措施必須達到相應的水平，檔案管理信息化才能順利進行。因此，信息技術發(fā)展程度也直接影響檔案管理信息化的建設。
??三、我國檔案管理信息化建設的幾點對策
??《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。具體講， 檔案管理信息化建設的主要對策有以下幾點：
