1 學(xué)校檔案和檔案工作的概念及其作用
1.1 什么是學(xué)校檔案
學(xué)校檔案是指學(xué)校從事黨務(wù)、行政管理以及教育、教學(xué)、科研等各項活動中直接形成的有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
學(xué)校檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、財務(wù)檔案、學(xué)生檔案等各種載體形式的檔案，它具有原始性、客觀真實性、信息性和知識存儲性，有著非常重要的憑證作用和參考作用。
1.2 什么是學(xué)校檔案工作
學(xué)校檔案工作是指運用科學(xué)的原則和方法對學(xué)校檔案進行有效管理，它是學(xué)校管理的一項基礎(chǔ)工作，在反映和維護學(xué)校歷史真實面貌、為教學(xué)服務(wù)、為學(xué)校經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為學(xué)校管理服務(wù)方面發(fā)揮著重要作用。
學(xué)校檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編日與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用服務(wù)等。檔案管理業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，實際上可以劃分為兩個基本的組成部分，即檔案基礎(chǔ)工作和檔案提供利用工作。檔案基礎(chǔ)工作為提供利用工作創(chuàng)造條件；提供利用工作則反映了檔案基礎(chǔ)工作的成果，同時也向基礎(chǔ)工作提出了新的要求。
1.3 學(xué)校檔案的重要作用
檔案是第一手的原始材料，它不僅記錄了歷史活動的事實經(jīng)過，還記錄了人們在各項活動中的思想發(fā)展、社會實踐中的經(jīng)驗教訓(xùn)，以及科學(xué)研究和文化藝術(shù)的創(chuàng)造成果。
檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結(jié)教育教學(xué)經(jīng)驗，探索、掌握教育工作規(guī)律方面，還是在維護學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員合法權(quán)益方面，都有著極其重要的不可估量的作用，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面，一是利用檔案為學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展提供計劃和管理依據(jù)，有利于學(xué)校進行科學(xué)管理，提高教育教學(xué)質(zhì)量；二是檔案可以作為學(xué)校各項工作查考的依據(jù)，有利于對教職工和學(xué)生進行全面考核；三是利用檔案為學(xué)校歷史、理論研究和科技研究提供第一手資料，為教學(xué)科研事業(yè)服務(wù)；另外，在教育競爭激烈的今天，檔案在擴大學(xué)校影響力和知名度、爭創(chuàng)教育品牌、促進學(xué)校發(fā)展、推進社會文明建設(shè)等方面具有不容忽視的作用。
2 中專學(xué)校檔案工作存在的問題
2.1 思想認識上不夠重視
從思想認識方面看，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，“重教學(xué)、輕檔案”的意識還存在，認識不到檔案工作在中專學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，意識不到檔案對教育事業(yè)的促進作用，總認為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也不夠重視，對檔案工作不理不問，將一些責任心不強、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導(dǎo)致檔案歸檔意識不強、檔案證據(jù)不足，許多資料已經(jīng)丟失，或者一時找不到，檔案信息資源開發(fā)不足，最終造成檔案利用率不高。
2.2 檔案管理方法陳舊落后 下載論文
目前，中等專業(yè)學(xué)校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在查閱檔案時候速度慢、準確率低。同時，很多中等專業(yè)學(xué)校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。中等專業(yè)學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等專業(yè)學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。
2.3 檔案立卷工作不規(guī)范
檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在：領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如：教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等。對檔案資料的收集、整理、錄人不規(guī)范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學(xué)檔案的收集、整理、錄入有些學(xué)校還未進行整理。
2.4 檔案專業(yè)技術(shù)人員缺乏
近幾年，學(xué)校檔案人員的學(xué)歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經(jīng)驗的檔案技術(shù)人員卻相當匱乏。學(xué)校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓(xùn)力度不夠。檔案人員參加檔案部門組織的檔案培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)相當有限。這些原因都明顯的制約了檔案管理的專業(yè)性。
3 中專學(xué)校加強檔案工作建設(shè)的途徑
檔案資料的收集、整理和保存工作，是一項具有重要現(xiàn)實主義和深遠歷史意義的工作，切不可等閑視之。搞好中專學(xué)校檔案管理工作是一件有利于科學(xué)育人。有利于科學(xué)管理，有利于后人且造福后代的大事，應(yīng)從以下幾方面加強中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作，建立和完善科學(xué)的檔案管理機制。
3.1 強化檔案管理意識
領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，要加大中專學(xué)校檔案管理的檢查與考核力度，配置專業(yè)人員進行檔案管理，對管理人員要進行崗位培訓(xùn)。各中專學(xué)校要有專門的檔案室或檔案櫥，學(xué)校也要把檔案管理列入重要議事日程，實行責任負責制。
同時。確實提高和增強中專學(xué)校全體教職工對檔案工作重要性的認識。這是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。要認真學(xué)習(xí)國家《檔案法》，在廣大教職工中深入進行檔案法律知識的普及學(xué)習(xí)與宣傳，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師教職工都普遍認識到檔案工作的重要意義，扎扎實實搞好檔案工作，建立嚴密的切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》的要求規(guī)范各類檔案的分類、歸檔和管理，使檔案工作做到有章可循。有法可依。
