一、基礎(chǔ)設(shè)施工程,是城建檔案信息化建設(shè)的基本條件
信息系統(tǒng)由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩方面組成。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是建設(shè)數(shù)字城建檔案館的有形部分,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。
在硬件系統(tǒng)方面,最低標(biāo)準(zhǔn)是選擇能夠滿足城建檔案管理軟件運行性能要求的計算機及輔助設(shè)備。目前,計算機市場價格逐漸走低,配置卻不斷提升,一臺較低價位的計算機就能滿足運行windowsme、2000、xp以及各類檔案管理軟件的要求。除此之外,還應(yīng)結(jié)合實際,引進必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、數(shù)碼照相機等,適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化城建檔案管理服務(wù)的需要。
在軟件系統(tǒng)方面,要求符合國家有關(guān)城建檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);軟件的安裝和使用必須符合國家、地方有關(guān)安全保密規(guī)定。
管理軟件除了能夠完成業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案利用服務(wù)等工作外,還應(yīng)與資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相互融合,構(gòu)成一個有機的整體,形成從數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)管理到數(shù)據(jù)加工輸出全過程的應(yīng)用。
軟硬件系統(tǒng)是城建檔案信息化過程中投入最多的環(huán)節(jié)。因此,要根據(jù)實際需要配備計算機軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,選擇先進、成熟、適用的技術(shù),避免片面追求最新、最高級的技術(shù)。有條件的地方,應(yīng)當(dāng)與辦公自動化或電子政務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施共同建設(shè),形成一個系統(tǒng)平臺和設(shè)備環(huán)境。
二、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工程,是城建檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)
城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè),是一個不斷研究、探索、完善的過程,需要在總結(jié)城建檔案信息化實際的基礎(chǔ)上,研究制訂一批相應(yīng)的城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn),不斷適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。
城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子檔案管理規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、空間數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件和數(shù)字檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案存儲格式與載體標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。目前,建設(shè)部已制定并發(fā)布了《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117-2007(以下簡稱《規(guī)范》)。它的編制和發(fā)布,對于保證建設(shè)電子文件與電子檔案的真實性、完整性和有效性,保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用,具有重要的意義。
作為城建檔案機構(gòu),要加強對《規(guī)范》的培訓(xùn),切實提高培訓(xùn)質(zhì)量,確保培訓(xùn)效果。加強對建設(shè)電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔、驗收、移交等各環(huán)節(jié)實施《規(guī)范》的監(jiān)督管理,確保《規(guī)范》的貫徹執(zhí)行。
三、信息資源工程,是城建檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
城建檔案信息資源建設(shè)主要包括目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、構(gòu)建城建檔案基本數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)字化、電子城建檔案管理等項工作。
目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的第一步,主要目的是進一步提高檔案檢索質(zhì)量?！度珖墙n案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》要求,到“十五”末,逐步實現(xiàn)全國城建檔案館全部館藏檔案的計算機檢索。建立城建檔案信息(目錄)中心,及時更新目錄數(shù)據(jù),逐步實現(xiàn)城建檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上的查詢檢索。
構(gòu)建城建檔案基本數(shù)據(jù)庫,主要通過接收電子檔案、文字信息摘錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數(shù)字化等多種手段來完成。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則,合理應(yīng)用相應(yīng)的技術(shù),具有城建專業(yè)特色。有的基本數(shù)據(jù)庫如地下管線綜合數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作需要相關(guān)部門和各專業(yè)管線管理單位的密切配合和合作,在建庫之前首先解決數(shù)據(jù)來源問題,并采取必要的措施,保證新增和變化的各種管線資料能及時進入數(shù)據(jù)庫。
城建檔案數(shù)字化主要是通過掃描或手工錄入方式將傳統(tǒng)城建檔案信息轉(zhuǎn)換為可被計算機識別、處理的信息,主要處理的電子文件為圖形、圖象文件。其工作量和資金投入都很大,可以根據(jù)實際需要和經(jīng)濟能力,采取全部檔案、重點檔案、珍貴檔案、高使用頻率檔案的數(shù)字化等方式,逐步將現(xiàn)有的實體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源,并以數(shù)字信息資源數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ),利用計算機網(wǎng)絡(luò)為社會和政府提供服務(wù)。
至于電子城建檔案管理,國家已經(jīng)有了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),城建檔案部門要做的主要是對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程的監(jiān)督與指導(dǎo),保證電子城建檔案的質(zhì)量,保證有保存價值的電子文件真實、完整、有效,并根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展情況,做好電子城建檔案的遷移工作。尤其是應(yīng)對地震等自然災(zāi)害,做好異地備份工作,保證城建檔案的安全。
四、應(yīng)用系統(tǒng)工程,是城建檔案信息化建設(shè)的技術(shù)手段
應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)可分為三個階段:城建檔案信息發(fā)布網(wǎng)站、城建檔案數(shù)據(jù)交換中心、城市基礎(chǔ)設(shè)施信息服務(wù)平臺及保證平臺運行的保障體系。主要要求是要緊密結(jié)合業(yè)務(wù)工作的流程,具有較好的易用性、安全性、可靠性和穩(wěn)定性。
信息發(fā)布網(wǎng)站相當(dāng)于政府網(wǎng)的“外網(wǎng)”,具有網(wǎng)上政務(wù)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)、常用表格下載等功能,對于政務(wù)公開、簡化辦事程序、方便市民、加強全民檔案意識等都起到了非常積極的作用。但網(wǎng)站畢竟是面向公眾的,無法完成城建檔案深層次的、大規(guī)模的、及時的城建檔案資源利用。
數(shù)據(jù)交換中心相當(dāng)于政府網(wǎng)的“內(nèi)網(wǎng)”,它有兩個基本功能:一是實現(xiàn)對城建檔案數(shù)字信息、電子檔案的收集與管理,重點在交互性,實現(xiàn)城建檔案業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化;二是按一定的數(shù)據(jù)共享協(xié)議為政府決策部門提供全方位的數(shù)據(jù)支持。從檔案數(shù)據(jù)安全方面考慮,數(shù)據(jù)交換中心還不能為社會公眾服務(wù)。
城市基礎(chǔ)設(shè)施信息服務(wù)平臺通常以與用戶交互方式實現(xiàn)城建檔案信息的公眾服務(wù)、滿足城市在基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃、管理等方面的需要為主。但必須要對編輯規(guī)則、符號配置、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制、查詢檢索、制圖輸出、海量數(shù)據(jù)的存儲、系統(tǒng)的可伸縮性、系統(tǒng)的開放性、多用戶的并發(fā)訪問、INTERNET解決方案等進行可操作的定義,并形成一套與開發(fā)工具無關(guān)的類庫和規(guī)則庫,其中規(guī)則庫是平臺的核心,也是建立“城市基礎(chǔ)設(shè)施信息服務(wù)平臺”的最主要功能。
