一、傳統(tǒng)的價值法會計信息系統(tǒng)的原理及缺陷
傳統(tǒng)的價值法下的會計信息系統(tǒng)是建立在會計循環(huán)和會計恒等式的基礎(chǔ)上的。其核心思想是分類系統(tǒng),即將會計反映的對象具體化要素,最終體現(xiàn)在用于分類的會計科目上,人們使用會計科目和復(fù)式記賬法把會計主體的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的財務(wù)度量結(jié)果分類匯總,用財務(wù)報表將匯總的數(shù)據(jù)提交給用戶。主要的財務(wù)報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表和現(xiàn)金流量表。傳統(tǒng)的價值法會計信息系統(tǒng)是在信息處理水平較低時期產(chǎn)生的,借助分割匯總細(xì)節(jié)的方式,來彌補和適應(yīng)人腦記憶力和細(xì)節(jié)處理能力有限的不足。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展及其應(yīng)用成本的不斷降低,計算機化的傳統(tǒng)價值法會計信息系統(tǒng),也只是利用信息技術(shù)使得會計循環(huán)實現(xiàn)自動化,這種體系結(jié)構(gòu)的本質(zhì)并沒有改變,其缺陷暴露得愈加明顯:
(一)價值法下的會計信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)沒有實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)的數(shù)據(jù)集成
目前的企業(yè)管理信息系統(tǒng)為企業(yè)中的各個職能部門,從不同的管理視角各建立一套專用信息系統(tǒng)來滿足不同的信息需求。各個子系統(tǒng)有各自的分類方法,各自從同一業(yè)務(wù)事件中選擇、記錄、加工與傳遞該業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一個子集,出于各自管理目的的不同,導(dǎo)致整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)內(nèi)各個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致、信息隔閡和大量數(shù)據(jù)重復(fù)存儲,產(chǎn)生冗余。
(二)該體系結(jié)構(gòu)僅采集了企業(yè)會計事件的會計數(shù)據(jù)子集
傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)并沒有采集企業(yè)組織的所有業(yè)務(wù)事件的全部數(shù)據(jù),只是將影響企業(yè)組織資產(chǎn)、負(fù)債及權(quán)益的業(yè)務(wù)事件,即會計事件予以關(guān)注,并僅將會計事件的發(fā)生日期和以貨幣計量的財務(wù)影響采集并記錄到會計系統(tǒng),而對不影響企業(yè)財務(wù)報表的事件及業(yè)務(wù)事項,如生產(chǎn)力、執(zhí)行情況、可靠性之類的其他非貨幣計量的信息未予反映。該系統(tǒng)的這種信息采集方式,使系統(tǒng)輔助管理決策功能非常有限,大大限制了信息使用者管理和決策企業(yè)組織業(yè)務(wù)活動的能力。
(三)數(shù)據(jù)并沒有在業(yè)務(wù)活動發(fā)生時被實時記錄和處理
采集會計信息是在業(yè)務(wù)事件發(fā)生后,即使是在電算化條件下,會計數(shù)據(jù)也是按天、周甚至月來進(jìn)行收集和處理的;在手工方式下,財務(wù)報表還必須經(jīng)過審核、記賬、對賬、賬項調(diào)整等一系列會計循環(huán),通常要到月底結(jié)賬后,才能出具會計報表。顯然,會計信息的不及時,必然降低其相關(guān)性。在市場需求瞬息萬變的信息時代,時滯性大大影響了會計信息用作實時決策的價值。
(四)該體系結(jié)構(gòu)以高度匯總的方式重復(fù)采集和存儲數(shù)據(jù)
在價值法會計信息系統(tǒng)中,原始憑證包含了業(yè)務(wù)活動中會計事項的較詳細(xì)數(shù)據(jù)。這些業(yè)務(wù)活動的一部分?jǐn)?shù)據(jù)以記賬憑證的形式被記入會計信息系統(tǒng)中,然后匯總記入日記賬、各總分類賬及總賬,最后生成報表。這種處理方法重復(fù)存儲數(shù)據(jù)——同樣的數(shù)據(jù)被重復(fù)存儲多次,區(qū)別僅在于匯總程度不同。數(shù)據(jù)被匯總記入日記賬或分類賬后,就很難以將其分解以反映業(yè)務(wù)事件的本來面目。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)為輸出會計報表,將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按照會計報表視圖的要求提取、記錄、存儲,并按照一定標(biāo)準(zhǔn)匯總數(shù)據(jù),只能滿足部分信息使用者群體的需求,而排斥了信息使用者的其他信息需求,未提供這些需求所需的相應(yīng)信息匯總標(biāo)準(zhǔn)。
(五)傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)沒有包括業(yè)務(wù)活動的所有信息
視圖是指企業(yè)處理的業(yè)務(wù)對象中所包含的信息,即執(zhí)行具體功能的活動的輸入、輸出數(shù)據(jù)以及這些數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)預(yù)先假定信息使用者是確定的、且都是相同的,即對會計報表的需求是相同的。而未能存儲滿足形成業(yè)務(wù)活動不同視圖的所有數(shù)據(jù),限制了使用者從不同角度探究、分析企業(yè)的經(jīng)營管理活動。
由此可見,傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)所提供的信息已經(jīng)不再滿足為適應(yīng)迅速變化的外部環(huán)境而產(chǎn)生的多角度的管理需求。如果不能用更加科學(xué)和高效的方式生產(chǎn)出信息用戶決策所需要的信息,會計信息的價值會越來越有限。僅僅將會計流程予以電算化,實現(xiàn)會計流程的自動化,并不能改變手工環(huán)境下的本質(zhì)。因此,必須對傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)進(jìn)行徹底的脫胎換骨的改造?！皞鹘y(tǒng)會計猶如一艘已航行500年的大船,過去500年的風(fēng)浪和急劇變化的海洋和地球生態(tài)環(huán)境已使它千瘡百孔。為什么我們非要花力氣補丁加補丁地維護(hù)這個老古董而不選用最新技術(shù)材料來另造一艘新船?！?
二、基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)設(shè)計思路
(一)基于事件的會計信息系統(tǒng)的基本概念分析
為了更好地理解事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng),首先要了解幾個基本概念:業(yè)務(wù)過程、信息過程和事件。
1、業(yè)務(wù)過程(Business Process)
業(yè)務(wù)過程是指直接或間接為客戶創(chuàng)造價值的一系列相關(guān)邏輯活動的有序集合。業(yè)務(wù)過程是根據(jù)決策者經(jīng)營理念、管理目標(biāo)和特定的環(huán)境設(shè)計的,將組織中的采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、人力資源等職能領(lǐng)域聯(lián)系起來的基礎(chǔ)。一個極為嚴(yán)密的組織架構(gòu)和科學(xué)的業(yè)務(wù)過程發(fā)生危機的概率肯定要比不合理的組織體系和混亂的業(yè)務(wù)過程少得多。
組織通過開發(fā)和提供滿足顧客需要的商品和服務(wù)來創(chuàng)造價值。而商品和服務(wù)是通過一系列的過程來實現(xiàn)的。不論所提供的商品和服務(wù)的種類如何,每個組織都至少有三種類型的業(yè)務(wù)過程。
(1)獲取/支付過程。獲取/支付過程是為了獲取企業(yè)所需的各種資源和為獲取資源支付款項的活動。主要包括:獲取、接收企業(yè)所需要的商品和服務(wù),支付實收商品和服務(wù)的款項,以及適當(dāng)維護(hù)獲取的商品和服務(wù),并在需要時提供商品和服務(wù)。
(2)轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)過程。轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)過程是將獲取的資源轉(zhuǎn)換為提供給顧客的商品或勞動服務(wù)活動。通過轉(zhuǎn)換過程,將最初獲取的商品和服務(wù)轉(zhuǎn)換為滿足不同的個性化的顧客需求。
(3)銷售/收款過程。該事件包括一系列與交付商品和服務(wù)給顧客并收取款項的過程。
2、信息過程(Information Process)
信息過程是指信息的挖掘、傳遞、反饋的整個過程。一般可以把企業(yè)的信息過程分為三類:實時記錄業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù);存儲和維護(hù)企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)并實時更新;為信息使用者提供信息。企業(yè)決策者利用這些實時相關(guān)信息做出正確、相關(guān)的決策。當(dāng)組織的業(yè)務(wù)和管理過程變化時,信息過程也隨之變化。當(dāng)業(yè)務(wù)過程、信息過程和管理過程融為一體時,組織完成其目標(biāo)的可能性和效率大大加強。
3、事件(Events)
業(yè)務(wù)過程可以分成一系列獨立的業(yè)務(wù)事件。過程中的事件分為三類:業(yè)務(wù)事件、信息事件和決策/管理事件。業(yè)務(wù)事件是在業(yè)務(wù)過程中執(zhí)行的向顧客提供商品和服務(wù)的業(yè)務(wù)活動。
