當前,加強高校的內(nèi)涵建設,提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強高校財務檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務檔案管理的特點,當前管理中存在的問題,探討改進財務檔案管理的幾個措施。
一、高校財務檔案管理的特點
1.高校的財務檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務、財務狀況的重要史料和證據(jù)。財務檔案的真實性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財務檔案由財務部門歸集,一般是先在財務部門保存1~2年以后,才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時間、相關的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財務實務中,財務檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會計核算的專業(yè)材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學生學費收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經(jīng)濟業(yè)務的收入和支出情況,完整地反映高校財務狀況。
4.隨著高校財務會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會計數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應措施。
二、高校財務檔案管理的當前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務檔案是高校經(jīng)濟業(yè)務發(fā)展的歷史記錄,連接當前業(yè)務,并作為未來財務預算的重要依據(jù),是財務管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關的領導和財務人員,在意識上普遍地對財務檔案管理的重要性認識不足、重視不夠,在高校財務工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財務檔案沒有專人負責?！稌嫹ā芬?guī)定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務的內(nèi)部控制的實施,防止經(jīng)濟犯罪都有不利的影響。
3.財務檔案沒有專門的庫房。高校財務檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務辦公室,有的財務資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務人員隨意查閱。有的財務部門因辦公條件有限,存放財務檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠,缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務檔案的真實性和完整性。
三、改進高校財務檔案管理的措施
1.增強管理意識,加強財務檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標志之一。學校領導應該提高認識,把檔案管理工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財務檔案工作,明確領導責任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡,根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負責有關文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當前,高校財務部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓,財務部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關的財務檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責任制等,從根本上加強財務檔案的管理環(huán)境和制度建設,以保障財務檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強財務檔案的庫房建設。財務部門是高校的一個行政服務窗口,財務辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此,加強財務檔案庫房建設是高校硬件建設的一個重要方面。
4.加強專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴大,各種科研經(jīng)費的增多,會計核算和崗位設置的規(guī)范,會計電算化系統(tǒng)軟件的普遍應用,相應的財務檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設的發(fā)展要求。應該安排專職人員進行管理,負責財務檔案的日常管理,會計電算化系統(tǒng)軟件的日常維護,以及財務部門的日常查賬工作,確保財務檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。
5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務數(shù)據(jù)日常要進行備份保存,財務系統(tǒng)要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應當實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個財務電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復性。同時,保存電子檔案的位置要遠離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)。財務工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務能力強,并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認識財務檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L;另一方面,不僅要熟悉財務部門的職責,會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務、財務系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財務檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì),要進行多途徑、多形式的培訓教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養(yǎng),多提供學習先進的機會,多提供創(chuàng)新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財務檔案管理是加強高校內(nèi)涵建設不可缺少的一個方面,在高校的教學評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財務檔案管理的特點,改進管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財務檔案的安全和完整。
參考文獻:
1.財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z],1998
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