采購(gòu)成本也就可以劃分為狹義的采購(gòu)成本和廣義的采購(gòu)成本。狹義的采購(gòu)成本也就是購(gòu)買(mǎi)貨物和服務(wù)的費(fèi)用;廣義的采購(gòu)成本也就可以定義為整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的各種費(fèi)用的總和。
如果企業(yè)僅僅從自身利益出發(fā),要求降低價(jià)格,難免引起供應(yīng)商的反應(yīng),甚至引起供應(yīng)商的不滿(mǎn),這說(shuō)明了僅僅控制狹義的采購(gòu)成本——原材料價(jià)格的局限性。為了有效地降低采購(gòu)成本,必須尋求成本節(jié)約的可能節(jié)點(diǎn)和環(huán)節(jié)過(guò)程。這時(shí)就需要對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行針對(duì)性的項(xiàng)目分析并采取措施降低成本。因此,本文采用采購(gòu)成本廣義的定義,旨在通過(guò)對(duì)采購(gòu)成本的分類(lèi),說(shuō)明可以采取的采購(gòu)成本控制方法。
一、顯性成本
根據(jù)采購(gòu)的廣義定義可以得出采購(gòu)的流程:采購(gòu)計(jì)劃編制;采購(gòu);采購(gòu)過(guò)程監(jiān)督:對(duì)配套生產(chǎn)廠家的生產(chǎn)情況進(jìn)行跟蹤;提貨,驗(yàn)貨;入庫(kù)檢驗(yàn);結(jié)算;倉(cāng)儲(chǔ)保管;出庫(kù)配送;供銷(xiāo)結(jié)算。這些流程所產(chǎn)生的成本屬于 “看得見(jiàn)”的成本,即可以直接從財(cái)務(wù)報(bào)表中得出或者比較容易分析得出的成本。按采購(gòu)的程序,可以將采購(gòu)成本劃分為以下幾類(lèi):
1、采購(gòu)計(jì)劃編制的成本。采購(gòu)計(jì)劃的編制需要專(zhuān)門(mén)的人員,這就要有一定的費(fèi)用,同時(shí)采購(gòu)計(jì)劃的編制又十分的重要。首先,要制定準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃,則必須能夠準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)和掌握市場(chǎng)部門(mén)的需求、銷(xiāo)售和生產(chǎn)計(jì)劃,從而可以使企業(yè)在滿(mǎn)足原材料需求的前提下,能夠最大限度地減少采購(gòu)資金占用;其次,對(duì)資源市場(chǎng)進(jìn)行全面分析,調(diào)整訂單計(jì)劃,并確認(rèn)能否按照要求規(guī)定的時(shí)間和數(shù)量交貨。正因?yàn)檫@么重要,所以在這個(gè)環(huán)節(jié)提高計(jì)劃編制人員的素質(zhì)尤為重要。如果在企業(yè)費(fèi)用不增加的基礎(chǔ)上能夠更科學(xué)地編制采購(gòu)計(jì)劃,也就從另外的環(huán)節(jié)里降低了成本。
2、材料成本。材料成本是指材料的價(jià)格成本。造成采購(gòu)成本高的原因,是商品價(jià)格和供求關(guān)系、商品質(zhì)量、物流費(fèi)用都存在著直接關(guān)系,由于現(xiàn)在進(jìn)貨渠道的多元化,商品價(jià)格和物流服務(wù)價(jià)格的透明程度越來(lái)越低,采購(gòu)人員采取低買(mǎi)高開(kāi)、高買(mǎi)高開(kāi)吃回扣、與供貨者沆瀣一氣做手腳等方式,中飽私囊,給采購(gòu)企業(yè)埋下產(chǎn)品成本膨脹的隱患。這樣,控制采購(gòu)價(jià)格、降低采購(gòu)成本,就可以從采購(gòu)渠道建立的角度考慮。應(yīng)當(dāng)實(shí)施全方位、開(kāi)放型的采購(gòu)訂貨方式,開(kāi)辟降低供貨成本的新途徑,減少人為因素造成的損失。然后,應(yīng)當(dāng)選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商,建立供應(yīng)商戰(zhàn)略聯(lián)盟的關(guān)系。這時(shí),企業(yè)應(yīng)當(dāng)把降低企業(yè)采購(gòu)成本作為立足點(diǎn),在客觀分析市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和自身規(guī)模以及未來(lái)發(fā)展目標(biāo)等的基礎(chǔ)上,明確企業(yè)采購(gòu)目標(biāo),設(shè)立嚴(yán)格的供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)體系,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià),優(yōu)勝劣汰。
3、運(yùn)輸成本。應(yīng)該采用科學(xué)、合理、經(jīng)濟(jì)的運(yùn)輸方式,減少運(yùn)輸帶來(lái)的費(fèi)用。有規(guī)模的企業(yè)應(yīng)該視運(yùn)輸為重要環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程的專(zhuān)業(yè)化,選擇合理的運(yùn)輸線路和運(yùn)輸工具,安排合理的運(yùn)輸路線,從而節(jié)約運(yùn)費(fèi),降低采購(gòu)成本。如果達(dá)不到一定規(guī)模的企業(yè),那么,可以考慮采取把物流外包出去的策略,節(jié)約運(yùn)輸?shù)馁M(fèi)用,從而節(jié)約采購(gòu)成本,同時(shí)也能更加專(zhuān)注于建立企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
4、采購(gòu)管理成本。組織采購(gòu)過(guò)程中所發(fā)生的費(fèi)用稱(chēng)作采購(gòu)管理成本。包括招標(biāo)成本:招標(biāo)成本是指從發(fā)出招標(biāo)要約前進(jìn)行調(diào)查,編制需求建議書(shū),考察和認(rèn)同供應(yīng)商到發(fā)出要約進(jìn)行競(jìng)標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、談判、批準(zhǔn)等一系列活動(dòng)所發(fā)生的全部費(fèi)用,可占到合同總額的2%～5%;建設(shè)成本:建設(shè)成本是投標(biāo)報(bào)價(jià)的主要依據(jù),一般包括前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用、與其他系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付與保險(xiǎn)、相關(guān)手冊(cè)、對(duì)員工管理者的培訓(xùn)等,以及在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的人力成本、辦公費(fèi)用、招待費(fèi)用、差旅費(fèi)用等。這一部分費(fèi)用的發(fā)生是為了企業(yè)能夠節(jié)約其他更多的費(fèi)用。因此,選好人、選對(duì)人,是企業(yè)的一個(gè)重要發(fā)展措施。有道德的采購(gòu)人員,就可以避免高價(jià)采購(gòu)等不符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的采購(gòu)行為;有文化的采購(gòu)人員,可以避免提前采購(gòu)、超量采購(gòu)、舍近求遠(yuǎn)等不經(jīng)濟(jì)的采購(gòu)方式,從而節(jié)約企業(yè)的成本。
5、檢驗(yàn)成本。采購(gòu)回來(lái)的原材料或者半成品都需要進(jìn)行入庫(kù)檢驗(yàn),要加強(qiáng)采購(gòu)物資的入庫(kù)檢驗(yàn),防止不合格材料或不符合合同約定的材料入庫(kù)。如果一旦入庫(kù)后發(fā)現(xiàn)了產(chǎn)品短缺或者破損甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯(cuò)誤,那么企業(yè)就可能面臨不僅僅是由于質(zhì)量問(wèn)題,退換貨所發(fā)生的費(fèi)用,還有可能受到缺貨的損失,產(chǎn)生缺貨所造成的成本。
6、存儲(chǔ)成本。存儲(chǔ)成本是物資在庫(kù)存過(guò)程中發(fā)生的費(fèi)用?？茖W(xué)地進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)管理是降低供應(yīng)成本的重要一環(huán)。建立合理化存儲(chǔ),用最經(jīng)濟(jì)的辦法實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存的功能。并且要存放得當(dāng),注意易破損的產(chǎn)品、易變質(zhì)的產(chǎn)品存放環(huán)境,妥善保管并建立健全的檔案,及時(shí)對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行盤(pán)查,降低存儲(chǔ)成本;另一方面由于超量采購(gòu)所造成的庫(kù)存的積壓,也會(huì)增加存儲(chǔ)成本。因此,采用什么樣的合理的經(jīng)濟(jì)庫(kù)存是企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高重視度的一個(gè)問(wèn)題。
二、隱性成本
管理人員一般非常重視“看得見(jiàn)”的成本,而對(duì)悄然增長(zhǎng)的隱性成本視而不見(jiàn)。隱性成本指的是不容易在財(cái)務(wù)報(bào)表中變現(xiàn)出來(lái)的,易被人所忽視,但又十分重要的那一部分成本。隱性成本歸納為以下幾類(lèi):
1、由于長(zhǎng)時(shí)間才能響應(yīng)顧客需求所產(chǎn)生的時(shí)間成本。隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,消費(fèi)者的需求變化速度日益增快,那么提高服務(wù)水平就成為降低這類(lèi)成本的措施。供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的采購(gòu)是即時(shí)化的訂單驅(qū)動(dòng)模式,從而得以即時(shí)的響應(yīng)消費(fèi)者的需求。應(yīng)用JIT,實(shí)現(xiàn)同步化的運(yùn)作。當(dāng)采購(gòu)部門(mén)接到一個(gè)訂單時(shí),供應(yīng)商即開(kāi)始著手物品的準(zhǔn)備工作。與此同時(shí),采購(gòu)部門(mén)編制詳細(xì)采購(gòu)計(jì)劃,制造部門(mén)也進(jìn)行生產(chǎn)的準(zhǔn)備過(guò)程,當(dāng)采購(gòu)部門(mén)把詳細(xì)的采購(gòu)單提供給供應(yīng)商時(shí),供應(yīng)商就能很快地將物資在較短的時(shí)間內(nèi)交給用戶(hù)。當(dāng)用戶(hù)需求發(fā)生改變時(shí),制造訂單又驅(qū)動(dòng)采購(gòu)訂單發(fā)生改變,這樣一種快速改變的過(guò)程,從另一個(gè)方面縮短了企業(yè)響應(yīng)消費(fèi)者需求的時(shí)間,降低了因?yàn)轫憫?yīng)時(shí)間長(zhǎng)而造成的時(shí)間成本。
2、缺貨成本。缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常需要所造成的經(jīng)濟(jì)損失。這一類(lèi)成本雖然在財(cái)務(wù)報(bào)表中不能體現(xiàn)出來(lái),但是一旦發(fā)生就會(huì)產(chǎn)生很大的經(jīng)濟(jì)、名譽(yù)的損失。一旦產(chǎn)生缺貨,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)就會(huì)有部分或者全面的停滯,會(huì)產(chǎn)生違約風(fēng)險(xiǎn),造成違約產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失。不但經(jīng)濟(jì)上會(huì)受到影響,名譽(yù)上也會(huì)受到損失。違約產(chǎn)生的后果使企業(yè)不敢再與之合作。在供應(yīng)鏈中,企業(yè)擁有良好的信譽(yù)是供應(yīng)鏈能夠良好發(fā)展的前提,一個(gè)企業(yè)的缺貨,可能造成整個(gè)鏈條上的停頓,因此會(huì)對(duì)企業(yè)名譽(yù)有很不好的影響。但是,太多的庫(kù)存不但會(huì)直接導(dǎo)致庫(kù)存運(yùn)輸費(fèi)用的增加,而且還占?jí)毫似髽I(yè)的發(fā)展資金,產(chǎn)生過(guò)時(shí)、損壞等風(fēng)險(xiǎn),因此過(guò)多的庫(kù)存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要制定科學(xué)的、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)貨批量,既不會(huì)產(chǎn)生庫(kù)存的積壓,也不會(huì)造成缺貨。計(jì)算出經(jīng)濟(jì)以及符合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)情況的安全庫(kù)存,只有保證安全庫(kù)存,才可能減少缺貨的存在,從而減少這一成本。
從以上分析可以看出,無(wú)論是企業(yè)能夠在財(cái)務(wù)報(bào)表上分析得出的顯性成本,還是不易直接從報(bào)表中分析得出的隱性成本,都應(yīng)受到企業(yè)的重視,采用科學(xué)的方法降低采購(gòu)成本,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
(作者單位:河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)研究生學(xué)院)
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