1 中小企業(yè)內部控制現狀分析
1.1 缺乏有效的監(jiān)督機制 為了加強監(jiān)督,我國已形成了包括政府監(jiān)督和社會監(jiān)督在內的企業(yè)外部監(jiān)督體系。但如此龐大的監(jiān)督體系對中小企業(yè)的監(jiān)督效果卻不盡如人意。一些企業(yè)的業(yè)務經辦人員、財會人員甚至領導干部利用監(jiān)督不力的漏洞,大量收受賄賂,大肆侵吞公款,利用虛假發(fā)票非法占有企業(yè)資金等。
1.2 對內控制度認識有片面性 內部控制制度是企業(yè)各個業(yè)務部門或人員,在業(yè)務運作過程中形成的相互影響、相互制約的一種動態(tài)機制,是具有控制功能的各種方式、措施及程序的總稱,它絕不等同于規(guī)章制度,也不等同于內部管理,更不是組織計劃。內部控制要以有效為前提,其關鍵是作為內控制度主體的經理和員工。由于認識上存在偏差,導致企業(yè)認識不到內控制度的重要作用,造成企業(yè)的管理混亂。
1.3 內控制度行為主體素質較低 近年來,中小企業(yè)財會人員的思想教育、業(yè)務培訓跟不上,一些根本不具備從業(yè)資格的人員混進財會隊伍,思想素質差,業(yè)務一知半解,連正常的會計業(yè)務都處理不好,更談不上內部控制制度的運用。一些企業(yè)領導對會計制度、會計準則一竅不通,卻目無法規(guī),獨斷專行,勢必給企業(yè)造成不可挽回的損失。
1.4 內部審計職能弱化 內部審計是企業(yè)內部控制制度的一個重要組成部分。據調查,為數不少的中小企業(yè)沒有設置內部審計機構,即使具有內審機構的企業(yè),其職能也已嚴重弱化,不能正確評價財務會計信息及各級管理部門的績效。于是,各級管理部門趁機鉆了內部控制的空子。
1.5 崗位設置缺乏牽制性 人是企業(yè)最重要的資源,也是重要的內部控制因素。中小型企業(yè)經營活動單一,經營規(guī)模小,人員配置不可能像大型企業(yè)那樣做到專業(yè)對口、各司其職。往往一人身兼兩職甚至身兼數職,造成崗位設置缺乏牽制性。
1.6 企業(yè)管理缺乏內部約束性 中小企業(yè)中相當一部分屬于個體、私營性質,企業(yè)領導集權現象嚴重。一些企業(yè)領導“家長式”作風日盛,搞“一言堂”,有些領導認為有了內部控制制度辦起事沒以前那么方便了,自然就只做起了內部控制的表面文,從而使得內部控制沒有被擺在企業(yè)重要的議事安排上。
2 中小企業(yè)內部控制問題的解決
2.1 用外部監(jiān)督、中介組織的監(jiān)督,完善中小企業(yè)內部控制體系
財政、稅務、審計等部門要合理分工,建立崗位責任制,加強對企業(yè)內部控制的了解、檢查與監(jiān)督,并注意加強彼此間的信息交流,定期互通情報,形成有效的監(jiān)督合力,督促中小企業(yè)嚴格執(zhí)行內部控制制度。中小企業(yè)通過不斷改進控制,增強規(guī)范內控制度與有效執(zhí)行制度的自覺性,使企業(yè)干部職工積極參與到內部控制的體系中去。
2.2 提高企業(yè)全體員工對內部控制的認識 企業(yè)內部控制環(huán)境主要是企業(yè)的管理者所造就。內部控制是否有效,與企業(yè)領導是否重視、是否帶頭執(zhí)行有很大的關系。提高企業(yè)領導管理水平和管理思想,使他們認識到建立內部控制制度的重要性和必要性,是中小型企業(yè)內部控制制度得以正常發(fā)揮應有作用的關鍵。企業(yè)應加強對員工的教育,培訓使員工更具工作責任感,明確自己工作的重要性,養(yǎng)成良好的工作習慣,逐步提高自身的思想素質和業(yè)務素質。
2.3 大力提高財會人員的業(yè)務技能和道德修養(yǎng)作為企業(yè)會計控制的主體,會計人員業(yè)務素質尤為重要。針對目前中小型企業(yè)財會人員存在專業(yè)技術水平普遍偏低、會計基礎工作不規(guī)范、所披露會計信息不能真實反映企業(yè)財務狀況和經營成果等狀況,應從加強年度性會計資格認證制度管理上抓起,促進中小企業(yè)會計人員學習會計知識和會計法規(guī),提高業(yè)務水平。
2.4 加強內部審計控制 內部審計機構應直接對企業(yè)最高領導層負責,保持相對獨立性。企業(yè)通過內部審計制度對各級管理層的財務活動和管理活動進行評價,包括企業(yè)經營方針的貫徹執(zhí)行情況、企業(yè)財務會計信息的真實性和可靠性、各級管理人員的績效、內控環(huán)節(jié)的協調情況等。內部審計機構的組成人員應該由企業(yè)最高層直接聘任,讓業(yè)務能力強、思想素質高、敢于堅持正義的員工從事內部審計工作。
2.5 著重解決企業(yè)內不相容職務分離的問題 不相容職務分離指對不相容職務分別由不同部門或人員來辦理。中小企業(yè)因其規(guī)模和人員數目的特殊性,無法做到專職專人負責,所以加強不相容職務分離控制,增加崗位設置的牽制性就顯得尤為重要。在處理每項經濟業(yè)務全過程或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要兩個或者兩個以上部門、兩個或兩個以上工作人員分工負責,起到互相制約的作用。 2.6 加強企業(yè)負責人對內控的重視 企業(yè)負責人必須高度重視內控制度并自覺接受監(jiān)督事實上,一套嚴密的內部控制制度的順利實施,企業(yè)負責人起著十分重要的作用。離開企業(yè)領導的高度重視,再好的控制體系也顯得軟弱無力而流于形式。許多企業(yè)領導不重視內控制度,其根本原因在于嚴密的內控制度不僅控制一般的員工,而且控制企業(yè)領導。企業(yè)領導必須自覺接受內控制度的制約,力求使內控制度在企業(yè)內部隨時發(fā)揮作用。
2.7 建立健全與業(yè)務規(guī)模相適應的組織機構 企業(yè)要有效地從事各項業(yè)務活動,必須設置相應的組織機構,行使管理與控制的職能。中小企業(yè)在設置組織機構時,按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次,設計不同的組織機構,充分注意部門之間職能的科學劃分,做到簡單、高效、協調,確保控制目標的實現。要根據責、權、利相結合的原則,明確規(guī)定各職能機構的權限與責任,根據職能機構劃分崗位系列,確定需要的崗位,根據崗位的需要選擇合適的人才。
2.8 結合實際,注意構建內控制度的成本收益問題 任何控制都要會發(fā)生一定的費用,同時,任何控制由于糾正了組織活動中存在的偏差,都會帶來一定的收益。從經濟角度分析,只有當內控帶來的收益大于它所發(fā)生的費用成本時,才是值得的。中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在控制系統(tǒng)上所能承擔的費用也不一樣。因此,應在實踐中逐步探尋一個內控效果與內控成本的合理結構比例。
2.9 強化對內部控制制度實施情況的檢查與考核,并建立有效的激勵機制 為了保證企業(yè)內部控制制度能有效地發(fā)揮作用,并使之不斷地得到完善,企業(yè)必須定期對內部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查與考核,看企業(yè)內部控制制度是否得到有效遵循。對于嚴格執(zhí)行內部控制制度的,給予精神鼓勵和物質獎勵;對于違規(guī)違章的,堅決給予行政處分和經濟處罰,并與職務升降掛鉤。
2.10 控制措施有效、到位 要以國家法律、法規(guī)及財經紀律為準繩,對企業(yè)的經濟活動和其他管理活動進行組織、調節(jié)和制約,以利于對違法亂紀行為進行揭露和糾正。要采取有效措施,保證各項管理信息的可靠性。要建立成文的方針和職務說明,保證控制的制度化、規(guī)范化與科學化。
2.11 控制標準明確 考核和評價內部控制的有效性,必須有明確的衡量質量和業(yè)績的標準。內部控制標準,可以在業(yè)務預算、技術手冊中予以規(guī)定;每項經營業(yè)務的標準,都應書面成文,并把它交給負責實施的人員;具體的內部控制標準可以單獨制定,也可以把他們并入各項經營業(yè)務的標準中去。
中小企業(yè)正處于快速增長時期,隨著規(guī)模的不斷擴大,企業(yè)經營環(huán)境的變化、職能的調整、人員的更替、管理手段的更新,都可能造成內部控制的某些失效,因此,應該根據企業(yè)不同發(fā)展階段的具體情況,適時對內部控制系統(tǒng)進行修改、完善。
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