會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映人民銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)史料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。事后監(jiān)督部門的會(huì)計(jì)檔案管理是人民銀行檔案管理工作的重要組成部分。但目前人民銀行事后監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案管理存在一些的問(wèn)題值得關(guān)注，包括：工作量大，人員配備不足，制約了檔案管理水平的提升；制度滯后，相關(guān)制度規(guī)定不一致，執(zhí)行中存在盲區(qū)；利用率低下，未充分利用會(huì)計(jì)檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導(dǎo)向功能作用；保管手段落后，存在一定的操作風(fēng)險(xiǎn)等方面。為此，筆者提出如下改進(jìn)的建議和意見(jiàn)：
一是借助先進(jìn)的信息技術(shù)，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子歸檔，逐步減少紙質(zhì)檔案。近幾年來(lái)，中央銀行會(huì)計(jì)核算電子化程度越來(lái)越高，先后推廣運(yùn)用了中央銀行會(huì)計(jì)集中核算系統(tǒng)、大小額支付系統(tǒng)、全國(guó)支票影像交換系統(tǒng)、會(huì)計(jì)憑證影像事后監(jiān)督系統(tǒng)、國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)、貨幣發(fā)行業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)等，而且目前人民銀行總行正在積極進(jìn)行第二代支付系統(tǒng)和中央銀行會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)，這些都為實(shí)現(xiàn)中央銀行會(huì)計(jì)檔案電子化管理提供了可能。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化，不僅可減少檔案占用空間，還可以為以后數(shù)據(jù)分析工作提供基礎(chǔ)和便利，使檔案管理工作做到“事半功倍”。
二是借鑒先進(jìn)的倉(cāng)儲(chǔ)管理經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)中央銀行現(xiàn)代化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。改變目前全手工管理會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)狀，開(kāi)發(fā)一套會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，可對(duì)入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案編制條碼信息，條
碼信息中包括檔案名稱、檔案日期、保管期限、銷毀日期等基本要素，同時(shí)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行分割編號(hào)，對(duì)每一分割規(guī)定一個(gè)物理地址，將條碼與物理地址建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。當(dāng)需要調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案資料時(shí)，由被調(diào)閱部門按照現(xiàn)有制度完成審批手續(xù)后，由檔案管理人員按照檔案名稱在系統(tǒng)中檢索檔案條碼和對(duì)應(yīng)的物理地址等信息，按照信息抽調(diào)檔案，同時(shí)在系統(tǒng)中修改檔案已出庫(kù)信息，完成檔案出庫(kù)記錄。檔案歸還時(shí)再注銷檔案已出庫(kù)信息，完成檔案入庫(kù)記錄。此外，系統(tǒng)在每年年初對(duì)本年已到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀提示，檔案管理人員及時(shí)做好本年檔案銷毀計(jì)劃上報(bào)，完成本年度會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作。
三是完善制度，增加制度的可操作性。對(duì)目前適用的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》和《中國(guó)人民銀行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中部分檔案保管期限不一致的要加以統(tǒng)一完善，對(duì)部分會(huì)計(jì)檔案要明確保管期限，盡量使制度具有全面性、完整性、明確性和可行性。
四是切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，所以要提高檔案管理人員的素質(zhì)，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。既要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案法規(guī)理論知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員的理論素養(yǎng)，又要加強(qiáng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。同時(shí)，要增加既懂會(huì)計(jì)、又懂統(tǒng)計(jì)分析的復(fù)合型人才，要充分利用會(huì)計(jì)檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導(dǎo)向功能作用，從而更好地為經(jīng)濟(jì)金融分析決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
